○栄町戸籍事務等電子情報処理に関する規程
平成8年6月18日
訓令第6号
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、戸籍事務等の電子情報処理組織による処理(以下「電子情報処理」という。)に関し必要な事項を定め、当該処理に係る戸籍データ等(戸籍データ、プログラム、ドキュメントその他戸籍に関する情報をいう。以下同じ。)の保全及び保護を図ることを目的とする。
(1) 戸籍事務等 戸籍届書に基づき処理する戸籍の記載及び受付帳の作成、統計表の作成、戸籍及び除かれた戸籍の検索及び記録事項証明書発行その他戸籍事務、戸籍附票事務並びに人口動態等の戸籍関連事務をいう。
(2) 電子情報処理組織 電子計算機を利用し、情報の入力、蓄積、編集、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理を自動的に行う組織をいう。
(3) 戸籍データ 磁気ディスク(磁気テープ、光ディスクその他これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録することができる物を含む。以下「記録媒体」という。)をもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録をいい、その記録媒体及びその記録を入出力した帳票を含むものとする。
(4) ドキュメント 電子情報処理組織の設計書、企画書、プログラム説明書、操作手順書、コード一覧表その他電子情報処理組織の運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 端末機 電子計算機を専用回線で結び、入手を介することなく電子計算機との間で情報の授受を行うインラインシステムの送受信装置をいう。
(6) パスワード インラインシステムにおいて、取扱者を限定して秘密の漏えいを防止するため、その取扱者に対して割り当てられた暗号をいう。
(電子情報処理に係る基本方針)
第3条 電子情報処理は、外部に委託してはならない。
2 前項に定めるもののほか、電子情報処理に当たっては、戸籍事務等の効率化を図るとともに、個人情報を保護するための戸籍データ等の漏えい、滅失及びき損等を防止する措置を講じなければならない。
(保護管理者)
第4条 戸籍データ等及びこれを電子情報処理して得られる情報を的確に管理及び保護するため、戸籍データ等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもってこれに充てる。
2 保護管理者は、次の各号に掲げる職務を所掌する。
(1) 電子情報処理組織並びに記録媒体及び入出力帳票管理施設の管理等及び保安に関すること。
(2) 戸籍データ等の管理に関すること。
(3) 電子情報処理組織及び端末機の事故発生時の対策に関すること。
(電子情報処理組織の管理)
第5条 保護管理者は、電子情報処理組織の使用状況を常に調査、把握し、的確に管理しなければならない。
2 保護管理者は、端末機の管理責任者(以下「端末機責任者」という。)を戸籍事務を担当する者のうちから指名する。
3 端末機管理者は、保護管理者の行う事務の一部を処理する。
4 端末機管理者は、所管の端末機を管理するとともに、これによって処理される戸籍データの秘密漏えいの防止等十分な管理を行わなければならない。
(端末機の取扱)
第7条 保護管理者は、端末機取扱者として戸籍事務を担当する職員(以下「戸籍事務担当職員」という。)を指定する。
2 保護管理者は、端末機の操作に際し、端末機管理者及び端末機取扱者に、その者を識別できる個別のパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定し、管理しなければならない。
3 前項の個別パスワードは、保護管理者において適宜変更し、端末機取扱者に通知するものとする。
4 保護管理者、端末機管理者及び端末機取扱者は、個別パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
5 端末機取扱者は、端末機の操作及び戸籍データの検索を、戸籍事務等に必要な場合以外に行ってはならない。
6 端末機取扱者は、端末機によって処理された戸籍データの秘密を漏えいしてはならない。
(利用の制限等)
第8条 戸籍データは、戸籍事務等の目的以外に利用してはならない。
2 電子情報処理組織への入力データは戸籍届書に限定し、その他の事項は入力データの対象としてはならない。ただし、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令に定めるものは、この限りでない。
3 戸籍データは、法令に定めのあるもののほか、外部に提供してはならない。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第9条 保護管理者は、定期的に又は随時、戸籍データ(記録媒体及び入出力帳票を除く。)及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
(記録媒体及び入出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、記録媒体及び入出力帳票を所定の場所に保管し、その授受等について的確に管理するものとし、その取扱は、保護管理者が指定する戸籍事務担当職員が行うものとする。
2 前項の管理は、記録媒体及び入出力帳票の名称、作成期日、保存期間その他必要な事項を台帳に記録することにより行なうものとする。
3 保護管理者は、統計に関するものを除き、電子情報処理に係る情報を当該処理終了後、電子情報処理組織のデータから削除しなければならない。この場合において、不要となった入出力帳票があるときは、速やかに当該帳票を裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第11条 保護管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管し、的確に管理するものとし、その取扱は、保護管理者が指定する戸籍事務担当職員が行うものとする。
2 ドキュメントを複写し、又は所定の場所から持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(事故発生時の措置)
第12条 保護管理者は、電子情報処理組織、端末機及び戸籍データ等について、火災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じ、事故が発生したときは、速やかにその経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(研修等)
第13条 保護管理者は、教育訓練責任者を置き、戸籍事務担当職員に対して年1回以上、次の各号に掲げる研修等を実施するものとする。
(1) 戸籍データの重要性及びプライバシー保護に関する意識の高揚を図るための研修
(2) 電子情報処理組織の操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練
2 前項の研修等は、新任の戸籍事務担当職員に対しては、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(補則)
第14条 この訓令に定めるもののほか、電子情報処理組織及び戸籍データ等の管理に関する事項は、保護管理者が定める。
附則
この訓令は、戸籍法第117条の2第1項の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成14年6月27日訓令第9号)
この訓令は、平成14年7月1日から施行する。
附則(平成16年6月30日訓令第6号)
この訓令は、公示の日から施行する。