○栄町行政文書管理規程

平成14年6月28日

訓令第13号

注 平成23年12月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 公文例式(第6条―第11条)

第3章 受領及び収受(第12条―第25条)

第4章 行政文書の処理(第26条―第39条)

第5章 行政文書の施行(第40条―第47条)

第6章 行政文書の整理、保管及び保存(第48条―第57条)

第7章 行政文書の廃棄(第58条・第59条)

第8章 補則(第60条・第61条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、栄町行政文書管理規則(平成14年栄町規則第36号。以下「管理規則」という。)その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(定義)

第2条 この訓令において「総合行政ネットワーク文書」とは、総合行政ネットワーク基本要綱(平成13年3月27日総合行政ネットワーク運営協議会制定)に基づき運用される地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークにおいて、電子署名を用いて交換するために作成された電磁的記録をいう。

2 この訓令において「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

(1) 当該情報が当該措置を行った団体及び機関の作成に係るものであることを示すためのものであること。

(2) 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

3 前2項に定めるもののほか、この訓令において使用する用語は、管理規則において使用する用語の例による。

(平23訓令6・一部改正)

(文書主任)

第3条 文書主任は、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 行政文書及び物品(郵便小包その他これに類する物品をいう。以下同じ。)の収受に関すること。

(2) 行政文書の分類及び発送に関すること。

(3) 行政文書の処理の促進に関すること。

(4) 文書の審査に関すること。

(5) 電子メールアカウント(電子メールの利用者を特定するために用いるコードをいう。以下同じ。)の管理に関すること。

(6) 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(7) 行政文書事務の指導及び改善に関すること。

(平23訓令6・一部改正)

(文書主管課長及び文書主任の簿冊)

第4条 文書主管課長及び文書主任は、行政文書の取扱いに関する事務を整理するため、次に掲げる簿冊を作成し、所要事項を記載し、常に整理して保管しなければならない。

(1) 文書主管課長が作成し、保管すべき簿冊

 行政文書分類表(別記第1号様式)

 特殊文書収配簿(別記第2号様式)

 例文登録台帳(別記第3号様式)

 簿冊目録(別記第4号様式)

 電磁的記録管理台帳(別記第6号様式)

(2) 文書主任が作成し、保管すべき簿冊

 行政文書管理カード(別記第7号様式)

 簿冊目録

 電磁的記録管理台帳

(平23訓令6・一部改正)

(行政文書の分類)

第5条 課等の職員(以下「職員」という。)は、全ての行政文書を行政文書分類表により分類し、整理しなければならない。

2 文書主任は、事務の新たな発生又は消滅等により、行政文書分類表を変更する必要があると認めるときは、行政文書分類表協議書(別記第8号様式)を文書主管課長に提出し、承認を受けなければならない。

3 文書主管課長は、前項に規定する行政文書分類表協議書の提出を受けたときは、その内容を協議し、行政文書分類表回答書(別記第9号様式)をもって通知するものとする。

4 文書主管課長は、第2項に規定する承認をしたときは、直ちに行政文書分類表を変更しなければならない。

5 文書主管課長は、行政文書分類表を行政文書の検索等の利用に供さなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

第2章 公文例式

(文書の区分)

第6条 文書の区分を次のように定める。

(1) 令達文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によって制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定によって制定するもの

 公示 町内の全部又は一部に広く知らせるもの

(ア) 告示 町長が法令の根拠に基づき行った行政上の処分若しくは決定した事項又は住民の権利義務に関係のある事項を公示するもの

(イ) 公告 町長が不特定多数にある一定の事実を周知するため公示するもの

 訓令 課等又はその長に対して指揮命令するもの

 訓 課等又はその長に対して個別的に指揮命令するもの

 達 課等若しくはその長又は法人、個人等に個別的に機関の意思(任免等を除く。)を示達するもの

 指令 申請、出願等に対して機関の意思を示達するもの

(2) 一般文書

 往復文書 通知、通達、照会、回答、依頼、報告、協議、送付、申請、進達、副申、諮問、答申、建議、上申(具申)、内申、願い、届け等行政機関と住民との間において又は行政機関相互間において、特定事項の照会又は照会に対する回答、依頼など往復の形式をとるもの及び通知又は報告など往復の形式をとらないもの

 庁中関係文書 伺い文書、復命書、回議文書、事務引継書等対外的な往復を主とするものでなく、行政機関内部において用いられるもの

 その他の文書 証明文、賞状、感謝状、表彰状、書簡文、挨拶文、放送文、宣誓文、請願文、陳情文、不服申立文、契約文等に用いられるもの

(平23訓令6・一部改正)

(令達文書の記号及び番号)

第7条 令達文書(公告を除く。以下この条において同じ。)は、令達種目ごとに令達件名簿(別記第10号様式)に登録し、記号及び番号を付さなければならない。

2 令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課等ごとに付するものとする。

3 令達文書の記号は、町名の次に令達種目を付して表示するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課等ごとに別表に定める記号を町名の次に付すものとする。

4 令達文書の番号は、令達文書のうち条例、規則、告示及び訓令にあっては令達種目の次に暦年により、訓、達及び指令にあっては令達種目の次に会計年度により、それぞれ表示するものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(一般文書の記号及び番号)

第8条 一般文書は、課等ごとに行政文書管理カードに登録し、文書の記号及び番号(以下「文書記号等」という。)を付さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの及び届出書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 請求書

(5) 電報

(6) 文書記号等を付すことを要しないように様式が定められている文書

(7) 法令の規定によって行政文書管理カードに代わるべき帳票に登録するように定められている文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付する必要がないと課等の長が認める文書

2 文書の記号は、課等ごとに「栄」の次に別表に定める記号をもって表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いることができる。この場合において、秘密を要する文書については、文書の記号の次に「秘」の文字を追加するものとし、会計年度を超える同一事件の文書にあっては、文書の記号の前に当該事件に係る当初の会計年度を表示するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、文書主管課長が必要と認めるときは、別表に定める以外の記号を用いることができる。

4 同一種類の文書のうち課等の長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

5 前3項の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、行政文書管理カードへの登録及び文書の番号を省略して号外とすることができる。

(平23訓令6・一部改正)

(文書の発信者名)

第9条 町長の権限に属する事務に関して外部へ発送する文書は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、許可、認可、証明、確認その他町民等の権利又は義務に係るものを除き、次の各号に掲げる文書にあっては、それぞれ当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(1) 町長以外の者を宛先とする照会に対する回答文書 栄町事務決裁規程(平成14年栄町訓令第7号)から判断して宛先に相当する職にある者の名

(2) 町長から特に委任のあった事務に係る文書 当該事務の受任者の名

2 前項の規定にかかわらず、発信者名について法令に定めのあるときは、その定めるところによる。

3 課等内関係文書については、当該文書の責任者の職氏名を用いる。

4 町長の附属機関が発送する文書については、その機関名又は代表者の名を用いる。

(平23訓令6・一部改正)

(文書の形式)

第10条 文書は、原則として左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令の規定により当該文書を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署の定めにより当該文書を縦書きと定められているもの

(3) 表彰文、祝辞、弔辞その他これらに類するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、特に縦書きと定められているもの

2 文書は、全て平易な口語体により、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書きその他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(文書の訂正)

第11条 文書の作成者は、前条の規定により作成した文書に誤り又は訂正すべき箇所を発見した場合には、公印を押印する文書にあっては当該公印により、その他の文書にあっては作成者の印により、誤り又は訂正箇所に押印して訂正するとともに、公印を押印する文書についてはその左側(縦書きの場合は上部)の余白に訂正した文字及びその旨を明記してその上にさらに公印を押印しなければならない。

2 文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

3 第35条第2項及び第36条第2項の規定により文書を修正する権限を有するものが修正する箇所を発見した場合には、その者は、前項の規定にかかわらず、当該文書の作成者の意見を聴いた後、これを訂正又は修正することができる。

4 第1項の規定は、前項の規定により訂正又は修正する場合に準用する。

第3章 受領及び収受

(受領及び配布)

第12条 本庁に到達した行政文書及び物品は、各課等において直接受領したものを除き、文書主管課において受領するものとする。

2 前項の規定により文書主管課において受領した行政文書及び物品は、次に掲げるとおり配布するものとする。

(1) 開封しないで各課等に配布するものとする。ただし、開封を必要とするものにあっては、開封した後、その封皮を添付して配布するものとする。

(2) 前号ただし書の規定により開封した行政文書及び物品のうち2以上の課等に関係がある行政文書については、最も関係の深い課等に配布するものとする。

(3) 親展、秘密又はこれに類する表示のある行政文書(以下「親展文書」という。)にあっては、開封しないで、町長及び副町長宛のものにあっては秘書担当、その他の文書にあっては名宛人又は各課等に配布するものとする。

(4) 電報、特殊取扱郵便物(書留、配達証明、内容証明、特別送達及び特定記録郵便をいう。以下同じ。)及び民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物で特殊取扱郵便物に相当するもの並びに第1号ただし書の規定により開封した文書のうち現金、有価証券等が添付されている文書を配布する場合においては、特殊文書収配簿に所要事項を記載した後、当該特殊文書収配簿に受領印を徴するものとする。

3 前項第1号から第3号までの行政文書及び物品を配布する場合(名宛人に配布する場合を除く。)は、文書主管課付けの行政文書配布ボックスにより関係する課等ごとに配布するものとする。

4 課等の長は、所属職員をして文書主管課付けの行政文書配布ボックスから随時行政文書及び物品の配布を受けさせるものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(郵便料金の不足又は未納の処理)

第13条 郵便料金の不足又は未納の行政文書又は物品は、官公署から発送されたもの又は文書主管課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを受領することができる。

(受領すべきでない行政文書等の処理)

第14条 課等に到達した行政文書及び物品で受領すべきでないものについては、文書主管課長は、直ちに返送その他必要な処置を取らなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(勤務時間外に到達した行政文書及び物品の処理)

第15条 勤務時間外に到達した行政文書及び物品の受領については、栄町当直規程(昭和56年栄町訓令第5号)の定めるところによる。

第16条 削除

(平23訓令6)

(文書及び物品の収受)

第17条 第12条第1項の規定により各課等において直接受領し、又は同条第2項の規定により配布を受けた文書及び物品の収受は、次に掲げるとおり行うものとする。

(1) 文書及び物品は、直ちに開封し、当該文書及び物品の余白に収受印(別記第11号様式)を押印し、行政文書管理カードに登録し、及び文書記号等を付さなければならない。

(2) 前号に規定する行政文書管理カードヘの登録は、文書主任が行うものとする。

(3) 前号に規定する行政文書管理カードは、電磁的記録が記録される媒体(以下「電磁的記録媒体」という。)をもって調製することができる。この場合においては、当該行政文書管理カードを2週間を超えない期間ごとに定期的に用紙に出力し、これを編冊しなければならない。

(4) 親展文書は、開封しないで、封皮の余白に収受印を押印するものとする。

(5) 刊行物、ポスターその他収受印を必要としない文書及び物品は、第1号の規定にかかわらず、収受印の押印及び行政文書管理カードへの登録並びに文書記号等を省略することができる。

2 前項に規定する文書のうち、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の確認印を押印しておかなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(配布文書及び物品の返付)

第18条 文書主任は、配布を受けた文書及び物品のうち、所管に属さないものがあるときは、速やかに理由を付して文書主管課に返付しなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

第19条 削除

(電子計算機等の利用による行政文書の受信)

第20条 行政文書は、電子計算機等を利用して受信することができる。

2 前項の規定にかかわらず、第21条に規定するファクシミリを利用して受信できる行政文書及び第22条に規定する電子メールを利用して受信できる行政文書の範囲は、第42条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略することができ、かつ、秘密の取扱いを要しないものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第20条の2 前条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、総合行政ネットワーク文書の受信の処理については、別に定める。

(ファクシミリによる行政文書の収受)

第21条 第20条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、ファクシミリを利用して受信する行政文書の収受の処理については、第17条及び第18条の規定を準用する。

(平23訓令6・一部改正)

(電子メールによる行政文書の収受)

第22条 第20条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、課等外用電子メールアカウント宛の電子メールについては、文書主任が遅滞なく文書として出力するものとする。

2 前項に規定する行政文書の収受の処理については、第17条及び第18条の規定を準用する。

3 前2項の規定にかかわらず、口頭、電話等による連絡と同等の軽易な受信文書で、起案又は供覧の処理を要しない場合にあっては、これらの規定による処理を省略することができる。

4 文書主任は、受信した電子メールが所属に属さないものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する課等の電子メールアカウントに転送するものとする。この場合において、課等が、電子メールの受信ができない場合は、文書主任は、当該電子メールを文書として出力し、当該課等に配布するものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(庁内情報システムによる電子メールの取扱い)

第23条 第20条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、庁内情報システムを利用して受信する電子メールについては、第17条及び第18条に規定する収受の処理を省略することができる。

(平23訓令6・一部改正)

(その他の行政文書の収受)

第24条 文書(ファクシミリで受信したものを含む。)、総合行政ネットワーク文書及び電子メールで受信した行政文書以外の行政文書の収受の処理については、第17条及び第18条の規定を準用する。この場合において、「文書」とあるのは「行政文書」と、「当該文書及び物品の余白」とあるのは「当該行政文書のラベル等の余白又は別途必要事項を記載した任意の用紙」と読み替えるものとする。

2 前項に規定する行政文書については、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(重要な行政文書等の事前閲覧等)

第25条 文書主任は、第17条から前条までの規定による収受手続が終了した行政文書のうち重要又は異例な行政文書については、課等の長に提示して必要な指示を受けるものとする。

第4章 行政文書の処理

(起案文書の作成)

第26条 職員は、起案による処理を必要とする事案があるときは、法令その他別に定めがある場合を除き、直ちに起案用紙(別記第12号様式)によりその処分案を起案し、当該起案用紙に自ら署名押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによる。

(1) 定期的に報告するもの 報告簿(別記第13号様式)を用いる。

(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの 付せんを用い、又は当該文書の余白を利用する。

(3) 事務処理上起案用紙等を用いることが適当でないもの あらかじめ文書主管課長の承認を受けた帳簿を用いる。

2 前項各号に掲げるものの起案については、当該起案に係る処分案、付せん又は帳票の余白に処理印(別記第14号様式)を押印し、必要事項を記載しなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(決裁区分の表示等)

第27条 前条の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(1) 町長の決裁を要するもの 町長

(2) 副町長の決裁を要するもの 副町長

(3) 会計管理者の決裁を要するもの 会計管理者

(4) 課等の長の決裁を要するもの 課等の長

2 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案は、やさしくわかりやすい口語文とし、適切な内容を具備し、十分な効果をあげるよう正確にすること。

(2) 起案文書には、簡潔な標題を付け、その次に照会、回答、通知等その文書の意味を表す言葉をかっこ書きすること。

(3) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(4) 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付すること。

(5) 収受した行政文書に基づく起案は、当該行政文書を添付すること。

(平23訓令6・一部改正)

(特殊取扱いの表示)

第28条 起案文書のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に定める表示を起案用紙の所定欄に朱書し、文書主管課長又は文書主管課長が指名する者の承認を受けなければならない。

(1) 例規となるべきもの 例規

(2) 秘密を必要とするもの 秘

(3) 親展を必要とするもの 親展

(4) 書留郵便として発送するもの 書留

(5) 速達郵便として発送するもの 速達

(6) 電報により発送するもの 電報

(7) はがきにより発送するもの はがき

(8) その他特殊郵便として発送するもの 航空郵便、内容証明等その旨

(例文登録)

第29条 文書主管課長は、課等に共通する文書の文案で定型的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することができる。

2 課等の長は、前項の規定により例文として登録されたもの以外の文案で定型的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することを文書主管課長に申し出ることができる。

3 文書主管課長は、前項の申出を受けたときは、当該申出に係る文案を審査し、適当と認めるときは、これを例文として登録することができる。

4 第1項又は前項の登録は、例文登録台帳に登載することにより行うものとする。

5 文書主管課長は、第1項の規定により例文の登録を行った場合は、課等の長に、第3項の規定により例文の登録を行った場合は当該例文に係る課等の長に、速やかにその旨を連絡するものとする。

6 前各項の規定は、登録された例文の変更又は登録の抹消について準用する。

(平23訓令6・一部改正)

(例文処理)

第30条 前条の規定により登録された例文を文案として起案する場合にあっては、起案者は、起案文書の文書審査欄(起案用紙を用いないものにあっては余白)に例文登録番号を記載するものとする。

(回議)

第31条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第32条 起案文書の内容が他の課等又は班等(栄町行政組織規則(平成16年栄町規則第9号)第2条第1項に規定する班、同条第2項に規定する収納対策室及び産業推進室並びに第4条第2項に規定する出納班をいう。以下同じ。)の事務に関係がある場合は、あらかじめ関係する課等又は班等と十分協議の上起案し、合議を受けなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(再回)

第33条 回議又は合議の過程で起案の内容に重大な修正があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において既に回議又は合議をした者にその旨を通知し、再び回議又は合議しなければならない。

(重要文書等の回議又は合議)

第34条 起案文書の内容が重要若しくは異例のもので特に急施を要するもの又は秘密を要するものは、課等の長が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(文書主任の文書審査)

第35条 課等の長名で施行する起案文書は、文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、法令その他の規定により様式が定められているもの及び第29条の規定により例文として登録されているものにあっては、この限りでない。

2 文書主任は、前項の文書審査に当たっては、第6条第9条第10条第26条から第28条まで及び第30条の規定に適合するように審査し、起案の趣旨に反しない限度において、起案者の意見を聴き、これを修正することができる。

3 文書主任は、第1項に規定する起案文書であってその内容が複雑なもの又は異例なものについて文書審査を行う場合は、必要に応じ、文書審査の内容を文書主管課長又は文書主管課長が指名する者(以下「文書審査員」という。)に協議することができる。

(平23訓令6・一部改正)

(文書主管課の文書審査)

第36条 町名、町長名、副町長名又は会計管理者名で施行する起案文書は、主管課等の長の回議を経た後、合議を要する場合は、第32条に規定する合議をした後、文書主管課長又は文書審査員の文書審査を受けなければならない。

2 前条第1項ただし書及び第2項の規定は、文書主管課長又は文書審査員の文書審査に準用する。

(平23訓令6・一部改正)

(行政文書管理カード等への記載)

第37条 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日を記載し、施行する文書にあっては、次に掲げるものを除き、直ちに行政文書管理カードに処理経過等必要な事項を記載しなければならない。

(1) 第6条第1号に規定する令達文書に係るもの

(2) 第8条第1項第2号第3号第6号第7号及び第8号に規定する文書に係るもの

(3) 第8条第5項の規定により号外とされるもの

(供覧)

第38条 収受した行政文書であって起案による処理を必要としないもの(第23条に規定する庁内情報システムの利用により取り扱う電磁的記録を除く。)は、その内容に応じ、関係者に供覧しなければならない。

2 前項の規定により供覧する場合には、当該行政文書の余白又は当該行政文書にちょう付した付せんに処理印を押印し、必要事項を記載しなければならない。

(処理中行政文書の処理促進)

第39条 課等の長は、随時、行政文書管理カードに登録されている処理中行政文書の処理状況を文書主任に調査させ、事務処理の促進を図らなければならない。

2 文書主任は、随時、課等における処理中行政文書の処理状況を調査し、事務処理の促進を図らなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

第5章 行政文書の施行

(施行日)

第40条 文書の施行日は、当該文書の発送又は送達の日とする。

2 前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3 前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は起案文書に施行年月日を記載するものとする。

(浄書、照合及び印刷)

第41条 決裁文書の浄書、照合及び印刷は、課等において行うものとする。

2 決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

4 浄書した文書は、当該決裁文書と照合するものとし、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(主管課等における文書の施行手続)

第42条 文書の起案者は、前条第4項の規定による照合が終わった文書を施行する場合は、栄町公印規則(平成14年栄町規則第38号)第13条第1項の規定による確認を受けた後、公印を押印し、決裁文書との間に契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印及び契印又は契印の押印を省略することができる。

(1) 行政機関相互における軽易な通知、依頼、照会、回答等の文書

(2) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡

(3) 祝辞、弔辞その他これに類する文書

(4) その他文書主管課長が公印及び契印又は契印を押印する必要がないと認める文書

2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3 文書の起案者は、文書の発送を要する場合は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い、当該文書を文書主任に送付しなければならない。

(1) 郵便で施行するもの 当該発送文書を、宛先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの又は書留にするもの(以下「親展等にするもの」と総称する。)にあっては、当該封筒に親展、速達又は書留と記載すること。

(2) 小包で施行するもの 荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び小包(親展等にするものにあっては、さらに当該包装紙に親展等)と記載すること。

4 文書主任は、前項の規定により発送文書の送付を受けたときは、その日の分の発送文書を取りまとめ、栄町の休日を定める条例(平成元年栄町条例第27号)第1条に規定する休日及び文書主管課長が特に指定する場合を除き、文書主管課長が別に定める日の午後2時までに文書発送授受簿(別記第15号様式)を添えて文書主管課長に提出しなければならない。

5 前項の規定にかかわらず、文書主任は、急施を要する場合は、郵便切手を使用して文書を発送することができる。

6 文書主任は、前項の規定により郵便切手を使用して文書を発送したときは、郵便切手受払簿(別記第16号様式)に記載し、受払いを明確にしておかなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(文書主管課における文書の施行)

第43条 文書主管課長は、前条第4項の規定により発送文書の提出を受けたときは、当該発送文書と文書発送授受簿の内容を照合し、その日の分を取りまとめ、料金後納郵便物差出票(別記第17号様式)を添えて郵便事業株式会社の事業所又は郵便局に差し出すものとする。この場合において、書留にしたものについては郵便事業株式会社の事業所又は郵便局から書留郵便物受領証を徴しておかなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(電話による施行)

第44条 文書主任は、決裁文書を電話で施行するときは、施行後、当該決裁文書に施行年月日を記載しておかなければならない。

(勤務時間外における文書の施行)

第45条 勤務時間外において決裁文書を施行するときは、栄町当直規程の定めるところによる。

第46条 削除

(平23訓令6)

(電子計算機等の利用による行政文書の施行)

第47条 第40条から第42条までの規定にかかわらず、第20条第1項の規定により受信した行政文書の施行は、電子計算機等を利用して行うことができる。

2 前項に規定する行政文書を施行する場合において、次の各号に掲げる電子計算機等の利用による処理は、それぞれ当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) 決裁文書の浄書に係る事項の電子計算機等への入力又は電子計算機等により送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成 浄書

(2) 電子計算機等に入力した事項(以下「入力事項」という。)又は送信原稿と決裁文書との確認 照合

(3) 前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の電子計算機等からの送信 発送

3 前2項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の施行については、別に定める。

第6章 行政文書の整理、保管及び保存

(行政文書の完結)

第48条 職員は、担当する事案の処理が終了したときは、その事案に関する行政文書を整理するとともに行政文書管理カードに所要事項を記載し、文書主任に当該行政文書が完結した旨の確認を受けなければならない。

2 文書主任は、前項の規定により行政文書の完結の報告を受けたときは、行政文書管理カードに所要事項を記載し、認印を押印しなければならない。

(行政文書の整理等)

第49条 職員は、常に担当事務に係る行政文書を整理して保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

2 行政文書の整理は、文書主任を中心として実施するものとする。

(行政文書の保存期間)

第50条 施行を要する行政文書で施行が終わったもの、施行を要しない行政文書で決裁が終わったもの及び供覧によって完結する行政文書で供覧が終わったもの(以下「完結文書」という。)の保存期間は、管理規則第12条第1項に規定する別表に定める基準及び行政文書分類表の定めるところによる。

(平23訓令6・一部改正)

(行政文書の保存区分)

第51条 管理規則第11条第5項に規定する職務上常時使用する必要がある行政文書(以下「常用文書」という。)は、それ以外の行政文書と区分して整理しなければならない。

2 前項の規定により常用文書として区分した場合は、完結文書に「常用」と記載するものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(文書の編冊)

第52条 職員は、担当事務に係る文書が完結文書となったときは、速やかに行政文書分類表に定める簿冊を単位として当該完結文書を簿冊に編冊しなければならない。

2 前項の編冊は、完結文書の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊する必要があるときは、この限りでない。

3 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は前会計年度において完了したものとみなす。

4 前3項の規定により編冊した簿冊には、簿冊目録(文書主管課長が別に定めるものを除く。)を付し、当該簿冊の背表紙には、背表紙票(別記第18号様式)をちょう付しなければならない。

5 文書主任は、前項の規定により付された簿冊目録の写しを2部作成し、1部を文書主管課長が指定する日までに文書主管課長に提出しなければならない。

6 文書主管課長及び文書主任は、前項の簿冊目録の写しを文書の検索等の利用に供さなければならない。

第53条 削除

(簿冊の保存)

第54条 第52条の規定により編冊を完了した簿冊は、課等において整理して保存するものとする。

(平23訓令6・一部改正)

(保存区分等の変更)

第55条 課等の長は、簿冊内の文書の保存区分又は保存期間を変更したため当該簿冊で保存することができなくなったときは、文書主任に当該文書を別に編冊させるとともに、当該編冊に係る簿冊目録及び文書主任の簿冊目録に所要の調整を行わせるものとする。

2 課等の長は、前項の規定により文書主任に調整を行わせた場合は、簿冊目録の写しを、直ちに文書主管課長に提出するものとする。

3 文書主管課長は、前項の規定により簿冊目録の写しの提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録に所要の調整を行うものとする。

4 前3項の規定は、簿冊の保存区分、保存期間、簿冊番号又は簿冊名を変更した場合について準用する。

(平23訓令6・一部改正)

(保存文書の閲覧及び借覧)

第56条 課等において保存する文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、当該課等の文書主任の指示に従わなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(電磁的記録の整理及び保管)

第57条 電磁的記録の整理及び保管については、次に掲げる電磁的記録媒体の種別に応じ、当該各号に掲げる方法によるものとする。

(1) フロッピーディスク フロッピーディスクは、年度別及び行政文書分類表に定める分類記号(以下「分類記号」という。)別に作成し、当該フロッピーディスクのラベル等に作成年度、分類記号等を記載して課等で定めた場所に整理して保管するものとする。なお、一つのフロッピーディスクに保管する行政文書の件数が少ない場合は、複数の分類記号をまとめたフロッピーディスクを作成することができる。

(2) ハードディスク ハードディスクに記録される電磁的記録は、庁内情報システム上において文書主管課長が指定する場所に整理して保管するものとする。

(3) その他の電磁的記録媒体 前2号に規定する以外の電磁的記録媒体に記録される電磁的記録の整理及び保管の方法は、第1号に規定するフロッピーディスクの整理及び保管の方法に準じるものとする。

2 文書主任は、ハードディスク上に保管された行政文書については、バックアップ等の措置を講じ、当該行政文書の内容の保全に努めるものとする。

3 文書主任は、電磁的記録を適切に管理するため電磁的記録媒体ごとに電磁的記録管理台帳を作成しなければならない。電磁的記録管理台帳の取扱いについては、簿冊目録の取扱いの例による。

(平23訓令6・一部改正)

第7章 行政文書の廃棄

(行政文書の廃棄)

第58条 課等の長は、管理規則第13条第1項の規定により保存期間が満了した行政文書を廃棄するとき又は同条第3項に規定する特別の理由により保存期間が満了する前に行政文書を廃棄するときは、廃棄行政文書一覧表(別記第19号様式)を作成し、当該行政文書に係る簿冊目録又は電磁的記録管理台帳を添えて、あらかじめ文書主管課長に提出しなければならない。

2 文書主管課長は、前項の規定により廃棄行政文書一覧表の提出があったときは、文書主管課長が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうちの当該行政文書に係る部分を消除するとともに、当該廃棄行政文書一覧表の写しを栄町教育委員会行政組織規則(昭和55年栄町教育委員会規則第3号)第14条第1項に規定する生涯学習課の長(以下「生涯学習課長」という。)に送付するものとする。

3 課等の長は、管理規則第13条第5項の規定により、同条第1項ただし書に規定する歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料としての価値を有する行政文書を生涯学習課長に移管することができる。

4 文書主管課長は、前項の規定により行政文書を移管したときは、廃棄行政文書一覧表にその旨を記載しなければならない。

5 課等の長は、行政文書のうち簿冊を廃棄する場合においては、文書主管課の職員が立会いの下、当該簿冊を焼却し、裁断し、又は溶解しなければならない。

6 前項に規定するもの以外の文書で秘密を要する文書又は印影、紋章等他に流用されるおそれのある文書を廃棄する場合においては、これを焼却、裁断又は溶解により他に転用できないようにしなければならない。

7 行政文書のうち電磁的記録を廃棄する場合においては、当該電磁的記録の記録媒体の種別に応じ、焼却、裁断又は消去の方法により廃棄しなければならない。

8 第5項から前項までの規定により行政文書を廃棄するときは、管理規則第13条第4項に規定する文書主管課長が指定する者(以下「廃棄確認者」という。)の確認を受けなければならない。廃棄確認者が確認を行ったときは、廃棄行政文書一覧表に確認日を記載し、廃棄確認者の印を押印しなければならない。

9 行政文書の廃棄が完了したときは、廃棄行政文書一覧表に廃棄年月日及び廃棄方法を記載し、廃棄した者の印を押印しなければならない。

10 文書主任は、第5項から第7項の規定により行政文書を廃棄したとき又は第3項の規定により生涯学習課長に行政文書を移管したときは、文書主任が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうち当該行政文書に係る部分を消除するものとする。

(平23訓令6・平28訓令2・一部改正)

(書庫の整理)

第59条 文書主管課長は、少なくとも毎年1回課等の長に書庫の整理をするよう指示するものとし、自ら各書庫の整理状況を点検するものとする。

2 各課等は、文書主管課長の指示の下に書庫の整理をしなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

第8章 補則

(特別処理の承認)

第60条 文書主管課長は、災害その他特別な理由によりこの訓令の規定によることが不適当であると認めるときは、町長の承認を得て特別な処理をすることができる。

2 文書主管課長は、前項の承認を得た場合には、直ちに関係課等の長に通知しなければならない。

(平23訓令6・一部改正)

(補則)

第61条 この訓令の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。

(平23訓令6・旧第62条繰上)

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年7月1日から施行する。

(栄町文書管理規程の廃止)

2 栄町文書管理規程(昭和63年栄町訓令第1号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3 この規程の施行の際、旧規程の規定によりなされた事務処理の手続その他の行為は、この規程中これに相当する規定がある場合には、この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

附 則(平成16年1月29日訓令第1号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成16年6月28日訓令第4号)

この訓令は、平成16年7月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。ただし、第27条第1項及び第36条第1項の改正規定は、平成17年8月1日から施行する。

附 則(平成23年12月22日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、公示の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(次項において「施行日」という。)前に、改正前の栄町行政文書管理規程(以下「改正前規程」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、改正後の栄町行政文書管理規程の規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

3 施行日前に、改正前規程の規定により調製した用紙は、施行日以後においても、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成28年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第7条第3項及び第8条第2項)

(平23訓令6・全改、平28訓令2・一部改正)

課等名

記号

総務課

企画政策課

財政課

税務課

住民課

住民活動推進課

住活

健康介護課

福祉・子ども課

環境課

まちづくり課

建設課

下水道課

産業課

出納室

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第5号様式 削除

(平23訓令6・一部改正)

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(平23訓令6・一部改正)

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(平23訓令6・一部改正)

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(平23訓令6・一部改正)

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栄町行政文書管理規程

平成14年6月28日 訓令第13号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成14年6月28日 訓令第13号
平成16年1月29日 訓令第1号
平成16年6月28日 訓令第4号
平成17年3月31日 訓令第2号
平成23年12月22日 訓令第6号
平成28年3月29日 訓令第2号