2　この訓令において「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

3　前2項に定めるもののほか、この訓令における用語の意義は、規則の例による。

2　文書主任は、事務の新たな発生又は消滅等により、行政文書分類表を変更する必要があると認めるときは、行政文書分類表協議書(別記第7号様式)を文書主管課長に提出し、承認を受けなければならない。

3　文書主管課長は、前項に規定する行政文書分類表協議書の提出を受けたときは、その内容を協議し、行政文書分類表回答書(別記第8号様式)をもって通知するものとする。

4　文書主管課長は、第2項に規定する承認をしたときは、直ちに行政文書分類表を変更しなければならない。

5　文書主管課長は、行政文書分類表を行政文書の検索等の利用に供さなければならない。

2　令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課又は教育機関ごとに付するものとする。

3　令達文書の記号は、栄町教育委員会と表示したあとに令達種目を付して表示するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課又は教育機関ごとに別表に定める記号を栄町教育委員会の次に付するものとする。

4　令達文書の番号は、令達文書のうち規則、告示及び訓令にあっては、当該令達種目の次に暦年により、訓、達及び指令にあっては、当該令達種目の次に会計年度によりそれぞれ表示するものとする。

2　文書の記号は、課又は教育機関ごとに「栄教」の次に別表に定める記号をもって表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いることができる。この場合において、秘密を要する文書については、文書の記号の次に「秘」の文字を追加するものとし、会計年度を超える同一事件の文書にあっては、文書の記号の前に当該事件に係る当初の会計年度を表示するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、文書主管課長が必要と認めるときは、別表に定める以外の記号をもちいることができる。

4　同一種類の文書のうち文書主管課長が、必要であると認める同一事件名の文書については、あらかじめ、同一事件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

5　前3項の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、行政文書管理簿への登録及び文書の番号を省略して号外とすることができる。

2　前項の場合における発信者名は、教育委員会名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

2　文書は、全て平易な口語体により、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書きその他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

2　文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

3　第32条第2項及び第33条第2項の規定により文書を修正する権限を有する者が修正する箇所を発見した場合には、その者は、前項の規定にかかわらず、当該文書の作成者の意見を聴いた後、これを訂正又は修正することができる。

2　前項の規定により文書主管課において受領した行政文書及び物品は、次に掲げるとおり配布するものとする。

3　前項の規定により行政文書及び物品を配付する場合(名宛人に配布する場合を除く。)は、文書主管課付けの行政文書配付ボックスにより関係する課又は教育機関ごとに配布するものとする。

4　課長及び教育機関の長は、所属職員をして文書主管課付けの行政文書配布ボックスから随時行政文書及び物品の配布を受けさせるものとする。

2　前項に規定する文書のうち、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものについては、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の確認印の押印又は署名をしておかなければならない。

3　第1項第4号に規定する親展文書は、名宛人に配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、第20条に規定するファクシミリを利用して受信できる行政文書及び第21条に規定する電子メールを利用して受信できる行政文書の範囲は、第41条第1項ただし書の規定により公印及び契印又は契印の押印を省略することができ、かつ、秘密の取扱いを要しないものとする。

2　前項に規定する行政文書の収受の処理については、第16条及び第17条の規定を準用する。

3　前2項の規定にかかわらず、口頭、電話等による連絡と同等の軽易な受信文書で、起案又は供覧の処理を要しない場合にあっては、これらの規定による処理を省略することができる。

4　文書主任は、受信した電子メールが所属に属さないものであることが判明した場合は、当該電子メールを直ちに該当する課又は教育機関の電子メールアカウントに転送するものとする。この場合において、当該課又は教育機関が電子メールを受信できないときは、当該文書主任は、行政文書を用紙に出力し、当該課又は教育機関に配布するものとする。

2　前項に規定する行政文書については、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

2　前項各号に掲げるものの起案については、当該起案に係る処分案、付せん又は帳票の余白に処理印(別記第13号様式)を押印し、必要事項を記載しなければならない。

2　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する起案文書については、青色の付せんを起案用紙の所定欄にちょう付し、他の文書と容易に見分けられるようにするものとする。

2　課長及び教育機関の長は、前項の規定により例文として登録されているもの以外の文案で定例的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することを文書主管課長に申し出ることができる。

3　文書主管課長は、前項の申出を受けたときは、当該申出に係る文案を審査し、適当と認めるときは、これを例文として登録することができる。

4　第1項又は前項の登録は、例文登録台帳に登録することにより行うものとする。

5　文書主管課長は、第1項の規定により例文の登録を行った場合は、課長及び教育機関の長に、第3項の規定により例文の登録を行った場合は当該例文に係る課長又は教育機関の長に、速やかにその旨を通知するものとする。

6　前各項の規定は、登録された例文の変更又は登録の抹消について準用する。

2　起案文書の内容を修正したときは、修正者は修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　前項の合議については、他の課に関係があるものについては、主管課長の回議を経て、関係課長の合議を受けること。

3　前項の場合において、合議を受けた者が、当該事案の処理に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を書いた付せんを付して、上司の指示を受けなければならない。

2　文書主任は、前項の文書審査にあたっては、第7条、第10条、第11条、第25条から第27条まで及び第29条の規定に適合するように審査し、起案の趣旨に反しない限度において、起案者の意見を聴き、これを修正することができる。

3　文書主任は、第1項に規定する起案文書であってその内容が複雑なもの又は異例なものについて文書審査を行う場合は、必要に応じ、文書審査の内容を文書主管課長又は文書主管課長が指名する者(以下「文書審査員」という。)に協議することができる。

2　前条第1項ただし書及び第2項の規定は、文書主管課長又は文書審査員の文書審査に準用する。

2　前項の規定により供覧する場合には、当該行政文書の余白又は当該行政文書にちょう付した付せんに処理印を押印し、必要事項を記載させなければならない。

2　前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3　前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は、起案文書に施行年月日を記載するものとする。

2　決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3　決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

4　浄書した文書は、当該決裁文書と照合するものとし、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

2　前項ただし書の規定による公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「公印省略」の表示をするものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認める場合は、表示をしないことができる。

3　文書の起案者は、文書の発送を要する場合は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い、当該文書を文書主任に送付しなければならない。

4　文書主任は、前項の規定により発送文書の送付を受けたときは、その日の分の発送文書をとりまとめ、栄町の休日を定める条例(平成元年栄町条例第27号)第1条第1項に規定する休日及び文書主管課長が特に指定する場合を除き、文書主管課長が別に定める日の午後3時30分までに文書発送授受簿(別記第14号様式)を添えて文書主管課長に提出しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、文書主任は、急施を要する場合は、郵便切手を使用して文書を発送することができる。

6　文書主任は、前項の規定により郵便切手を使用して文書を発送したときは、郵便切手受払簿(別記第15号様式)に記載し、受払いを明確にしておかなければならない。

2　前項の場合において、次の各号に掲げる電子計算機等の利用による処理は、それぞれ当該各号に掲げる処理とみなす。

2　文書主任は、前項の規定により行政文書の完結の報告を受けたときは、行政文書管理簿に必要事項を記載し、確認しなければならない。

2　行政文書の整理は、文書主任を中心として実施するものとする。

2　前項の規定により常用文書として区分した場合は、完結文書に「常用」と記載するものとする。

2　前項の編冊は、完結文書の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊する必要があるときは、この限りでない。

3　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は前会計年度において完了したものとみなす。

4　前3項の規定により編冊した簿冊には、簿冊目録(文書主管課長が別に定めるものを除く。)を付し、当該簿冊の背表紙には、背表紙票(別記第17号様式)をちょう付しなければならない。

5　文書主任は、前項の規定により付された簿冊目録の写しを2部作成し、文書主管課長が指定する日までに文書主管課長に提出しなければならない。

6　文書主管課長及び文書主任は、前項の簿冊目録の写しを文書の検索等の利用に供さなければならない。

2　課長及び教育機関の長は、前項の規定により文書主任に調整を行わせた場合は、簿冊目録の写しを直ちに文書主管課長に提出するものとする。

3　文書主管課長は、前項の規定により簿冊目録の写しの提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録に所要の調整を行うものとする。

4　前3項の規定は、簿冊の保存区分、保存期間、簿冊番号又は簿冊名を変更した場合について準用する。

2　文書主任は、ハードディスク上に保管された行政文書については、バックアップ等の措置を講じ、当該行政文書の内容の保全に努めるものとする。

3　文書主任は、電磁的記録を適切に管理するため電磁的媒体ごとに電磁的記録管理台帳を作成しなければならない。電磁的記録管理台帳の取扱いについては、簿冊目録の取扱いの例による。

2　文書主管課長は、前項の規定により廃棄行政文書一覧表の提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録及び電磁的記録管理台帳から前項に規定する行政文書に係る部分を消除するとともに、当該廃棄行政文書一覧表の写しを歴史文化遺産主管課長に送付するものとする。

3　歴史文化遺産主管課長は、前項又は栄町行政文書管理規程(平成14年栄町訓令第13号)第58条第2項の規定により送付を受けた廃棄行政文書一覧表の写しに記載されている行政文書のうち、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理が必要とされる行政文書について、課長又は栄町行政組織条例(平成16年栄町条例第8号)第1条に規定する総務課の長に移管を求めることができる。

4　規則第13条第5項の規定により行政文書を移管したときは、文書主管課長は、廃棄行政文書一覧表にその旨を記載しなければならない。

5　行政文書の廃棄は、規則第13条第4項に規定する文書主管課長が指定する者(以下「廃棄確認者」という。)の確認を受けた後、次の各号に掲げる行政文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行わなければならない。

6　前項の規定により廃棄確認者が確認を行ったときは、廃棄行政文書一覧表に確認日及び当該廃棄確認者名を記載しなければならない。

7　文書主管課長は、行政文書の廃棄が完了したときは、廃棄行政文書一覧表に廃棄年月日、廃棄方法及び当該行政文書を廃棄した者の氏名を記載しなければならない。

8　文書主任は、規則第13条第5項の規定により行政文書を移管したとき又は第5項の規定により行政文書を廃棄したときは、文書主任が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうち当該行政文書に係る部分を消除するものとする。

2　各課及び教育機関は、文書主管課長の指示の下に書庫の整理をしなければならない。

2　文書主管課長は、前項の承認を得た場合には、直ちに関係課長及び教育機関の長に通知しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年7月1日から施行する。

(栄町教育委員会行政文書管理規程の廃止)

2　栄町教育委員会行政文書管理規程(平成14年栄町教育委員会訓令第3号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3　この規程の施行の際、旧規程の規定によりなされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

(施行期日)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に在職する教育長(地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号。以下「改正法」という。)による改正前の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第16条第1項の教育長をいう。)が改正法附則第2条第1項の規定によりなお従前の例により在職する場合においては、改正後の栄町教育委員会行政文書管理規程第7条第1号ア、第13条第2項第3号(「名宛人に配布」の部分を除く。)及び第35条第1項の規定は適用せず、改正前の栄町教育委員会行政文書管理規程第7条第1号ア、第13条第2項第3号(「名あて人に配付」の部分を除く。)及び第35条第1項の規定は、なおその効力を有する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。