○栄町教育委員会行政文書管理規程

平成16年6月25日

教育委員会訓令第2号

注 平成24年3月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 公文例式(第7条―第12条)

第3章 受領及び収受(第13条―第24条)

第4章 行政文書の処理(第25条―第38条)

第5章 行政文書の施行(第39条―第44条)

第6章 行政文書の整理、保管及び保存(第45条―第54条)

第7章 行政文書の廃棄(第55条・第56条)

第8章 補則(第57条―第59条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、栄町教育委員会行政文書管理規則(平成14年栄町教育委員会規則第9号。以下「規則」という。)その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において「総合行政ネットワーク文書」とは、総合行政ネットワーク基本要綱(平成13年3月27日総合行政ネットワーク運営協議会制定)に基づき運用される地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークにおいて、電子署名を用いて交換するために作成された電磁的記録をいう。

2 この訓令において「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

(1) 当該情報が当該措置を行った団体及び機関の作成に係るものであることを示すためのものであること。

(2) 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

3 前2項に定めるもののほか、この訓令における用語の意義は、規則の例による。

(議案の提出)

第3条 教育委員会に提出しようとする案件は、当該案件に係る事務を所掌する課で原案を作成し、特別の事由がある場合を除き、あらかじめ、教育総務課長(以下「文書主管課長」という。)に送付しなければならない。

(文書主任)

第4条 文書主任は、課における次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 行政文書及び郵便小包その他これに類する物品(以下「物品」という。)の収受に関すること。

(2) 行政文書の分類及び発送に関すること。

(3) 行政文書の処理の促進に関すること。

(4) 文書の審査に関すること。

(5) 電子メールアカウント(電子メールの利用者を特定するために用いるコードをいう。以下同じ。)の管理に関すること。

(6) 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(7) 行政文書事務の指導及び改善に関すること。

(文書主管課長及び文書主任の簿冊)

第5条 文書主管課長及び文書主任は、行政文書の取扱いに関する事務を整理するため、次に掲げる簿冊を作成し、所要事項を記載し、常に整理しておかなければならない。

(1) 文書主管課長が作成し、保管すべき簿冊

 行政文書分類表(別記第1号様式)

 特殊文書収配簿(別記第2号様式)

 例文登録台帳(別記第3号様式)

 簿冊目録(別記第4号様式)

 電磁的記録管理台帳(別記第5号様式)

(2) 課の文書主任が作成し、保管すべき簿冊

 行政文書管理カード(別記第6号様式)

 簿冊目録

 電磁的記録管理台帳

(行政文書の分類)

第6条 全ての行政文書は、行政文書分類表により分類し、整理しなければならない。

2 文書主任は、事務の新たな発生又は消滅等により、行政文書分類表を変更する必要があると認めるときは、行政文書分類表協議書(別記第7号様式)を文書主管課長に提出し、承認を受けなければならない。

3 文書主管課長は、前項に規定する行政文書分類表協議書の提出を受けたときは、その内容を協議し、行政文書分類表回答書(別記第8号様式)をもって通知するものとする。

4 文書主管課長は、第2項に規定する承認をしたときは、直ちに行政文書分類表を変更しなければならない。

5 文書主管課長は、行政文書分類表を行政文書の検索等の利用に供さなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

第2章 公文例式

(文書の区分)

第7条 文書の区分を次のように定める。

(1) 令達文書

 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により制定するもの

 公示

(ア) 告示 教育委員会が法令の根拠に基づき行った行政上の処分や決定した事項又は住民の権利義務に関係のある事項を公示するもの

(イ) 公告 教育委員会が不特定多数にある一定の事実を周知するため公示するもの

 訓令 事務局、教育機関(栄町立小学校及び中学校を含む。以下本号において同じ。)又はその長に対して指揮命令するもの

 訓 事務局、教育機関又はその長に対して個別的に指揮命令するもの

 達 事務局、教育機関若しくはその職員又は特定の個人若しくは団体等に対して一方的個別的に機関の意思(任免等を除く。)を示達するもの

 指令 申請、出願等に対して機関の意思を示達するもの

(2) 一般文書

 往復文書 通知、通達、照会、回答、依頼、報告、協議、送付、申請、進達、副進、諮問、答申、建議、上申(具申)、内申、願い、届け等

 庁中関係文書 伺い文書、復命書、回議文書、事務引継書等対外的な往復を主とするものではなく、行政機関内部においてもちいられるもの

 その他の文書 証明文、賞状、感謝状、表彰状、書簡文、放送文、請願文、陳情文、不服申立文、契約文等に用いられるもの

(平27教委訓令2・一部改正)

(令達文書の記号及び番号)

第8条 令達文書(公告を除く。以下この条において同じ。)は、令達種目ごとに令達件名簿(別記第9号様式)に登録し、記号及び番号を付さなければならない。

2 令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課又は教育機関ごとに付するものとする。

3 令達文書の記号は、栄町教育委員会と表示したあとに令達種目を付して表示するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課又は教育機関ごとに別表に定める記号を栄町教育委員会の次に付するものとする。

4 令達文書の番号は、令達文書のうち規則、告示及び訓令にあっては、当該令達種目の次に暦年により、訓、達及び指令にあっては、当該令達種目の次に会計年度によりそれぞれ表示するものとする。

(一般文書の記号及び番号)

第9条 一般文書は、課又は教育機関ごとに行政文書管理カードに登録し、文書の記号及び番号(以下「文書記号等」という。)を付さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの及び届出書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 請求書

(5) 電報

(6) 文書記号等を付すことを要しないように様式が定められている文書

(7) 法令の規定によって行政文書管理カードに代わるべき帳票に登録するように定められている文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付する必要がないと文書主管課長が認める文書

2 文書の記号は、課又は教育機関ごとに「栄教」の次に別表に定める記号をもって表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いることができる。この場合において、秘密を要する文書については、文書の記号の次に「秘」の文字を追加するものとし、会計年度を超える同一事件の文書にあっては、文書の記号の前に当該事件に係る当初の会計年度を表示するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、文書主管課長が必要と認めるときは、別表に定める以外の記号をもちいることができる。

4 同一種類の文書のうち文書主管課長が、必要であると認める同一事件名の文書については、あらかじめ、同一事件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

5 前3項の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、行政文書管理カードへの登録及び文書の番号を省略して号外とすることができる。

(文書の発信者名)

第10条 施行する文書の発信者名は、全てその権限を有する者の名を用いなければならない。ただし、法令等に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、課長名又は教育機関の長の名を用いることができる。

2 前項の場合における発信者名は、教育委員会名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

(平27教委訓令2・一部改正)

(文書の形式)

第11条 文書は、原則として左横書とする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令の規定により当該文書を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署の定めにより当該文書を縦書きと定められているもの

(3) 表彰文、祝辞、弔辞その他これらに類するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、特に縦書きと定められているもの

2 文書は、全て平易な口語体により、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書きその他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

(平27教委訓令2・一部改正)

(文書の訂正)

第12条 文書の作成者は、前条の規定により作成した文書に誤り又は訂正すべき箇所を発見した場合には、公印を押印する文書にあっては当該公印により、その他の文書にあっては作成者の印により、誤り又は訂正箇所に押印して訂正するとともに、公印を押印する文書については、その左側(縦書きの場合はその上部)の余白に訂正した文字及びその旨を明記してその上にさらに公印を押印しなければならない。

2 文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

3 第32条第2項及び第33条第2項の規定により文書を修正する権限を有する者が修正する箇所を発見した場合には、その者は、前項の規定にかかわらず、当該文書の作成者の意見を聴いた後、これを訂正又は修正することができる。

第3章 受領及び収受

(事務局における受領及び配布)

第13条 事務局に到達した行政文書及び物品は、教育機関において直接受領したものを除き、文書主管課において受領するものとする。

2 前項の規定により文書主管課において受領した行政文書及び物品は、次に掲げるとおり配布するものとする。

(1) 行政文書及び物品は、開封しないで主務課に配布するものとする。ただし、開封を必要とするものにあっては、開封した後、その封皮を添付して配布するものとする。

(2) 前号ただし書の規定により開封した行政文書及び物品のうち2以上の課に関係がある文書は、最も関係の深い課に配布するものとする。

(3) 親展、秘密又はこれに類する表示のある行政文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで教育委員会及び教育長あてのものにあっては文書主管課長、その他の文書にあっては主務課又は名宛人に配布するものとする。

3 前項の規定により行政文書及び物品を配付する場合(名宛人に配布する場合を除く。)は、文書主管課付けの行政文書配付ボックスにより関係する課又は教育機関ごとに配布するものとする。

4 課長及び教育機関の長は、所属職員をして文書主管課付けの行政文書配布ボックスから随時行政文書及び物品の配布を受けさせるものとする。

(平27教委訓令2・一部改正)

(受領すべきでない行政文書の処理)

第14条 事務局に到達した行政文書及び物品で受領すべきでないものについては、文書主管課長は、直ちに返送その他必要な処置を取らなければならない。

(教育機関における受領)

第15条 前2条の規定は、教育機関に到達した行政文書及び物品の受領について準用する。

(文書及び物品の収受)

第16条 第13条第1項の規定により受領し、又は同条第2項の規定により配布を受けた文書及び物品の収受は、次に掲げるとおり行うものとする。

(1) 文書及び物品は、直ちに開封し、当該文書及び物品の余白に収受印(別記第10号様式)を押印し、行政文書管理カードに登録し、及び文書記号等を付さなければならない。

(2) 前号に規定する行政文書管理カードへの登録は、課及び教育機関の文書主任が行うものとする。

(3) 第1号に規定する行政文書管理カードは、電磁的記録が記録されている媒体(以下「電磁的媒体」という。)をもって調製することができる。この場合において当該行政文書管理カードを2週間を超えない期間ごとに定期的に用紙に出力し、これを編冊しなければならない。

(4) 親展文書は、開封しないで封筒の余白に収受印を押印するものとする。

(5) 刊行物、ポスターその他収受印を必要としない文書及び物品は、第1号の規定にかかわらず、収受印の押印及び行政文書管理カードへの登録を省略することができる。

2 前項に規定する文書のうち、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものについては、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の確認印を押印しておかなければならない。

3 第1項第4号に規定する親展文書は、名宛人に配布するものとする。

(平27教委訓令2・一部改正)

(配布文書及び物品の返付)

第17条 課及び教育機関の文書主任は、配布を受けた文書及び物品のうち、所管に属さないものがあるときは、直ちに理由を付して文書主管課に返付しなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

(電子計算機等の利用による行政文書の受信)

第18条 行政文書は、電子計算機等を利用して受信することができる。

2 前項の規定にかかわらず、第20条に規定するファクシミリを利用して受信できる行政文書及び第21条に規定する電子メールを利用して受信できる行政文書の範囲は、第41条第1項ただし書の規定により公印及び契印又は契印の押印を省略することができ、かつ、秘密の取扱いを要しないものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第19条 前条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、総合行政ネットワーク文書の受信の処理については、栄町の関係規程の例による。

(ファクシミリによる行政文書の収受)

第20条 第18条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、ファクシミリを利用して受信する行政文書の収受の処理については、第16条及び第17条の規定を準用する。

(電子メールによる行政文書の収受)

第21条 第18条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、庁外用電子メールアカウントあての電子メールについては、文書主任が直ちに行政文書として出力するものとする。

2 前項に規定する行政文書の収受の処理については、第16条及び第17条の規定を準用する。

3 前2項の規定にかかわらず、口頭、電話等による連絡と同等の軽易な受信文書で、起案又は供覧の処理を要しない場合にあっては、これらの規定による処理を省略することができる。

4 文書主任は、受信した電子メールが所属に属さないものであることが判明した場合は、当該電子メールを直ちに該当する課又は教育機関の電子メールアカウントに転送するものとする。この場合において、当該課又は教育機関が電子メールを受信できないときは、当該文書主任は、行政文書を用紙に出力し、当該課又は教育機関に配布するものとする。

(平27教委訓令2・一部改正)

(庁内情報システムによる電磁的記録の取扱い)

第22条 第18条第1項の規定により受信することができる行政文書のうち、庁内情報システムを利用して受信する電子メールについては、第16条及び第17条に規定する収受の処理を省略することができる。

(その他の行政文書の収受)

第23条 文書(ファクシミリで受信したものを含む。)、総合行政ネットワーク文書及び電子メールで受信した行政文書以外の行政文書の収受の処理については、第16条及び第17条までの規定を準用する。この場合において、「文書」とあるのは「行政文書」と、「当該文書及び物品の余白」とあるのは「当該行政文書のラベル等の余白又は別途必要事項を記載した任意の用紙」と読み替えるものとする。

2 前項に規定する行政文書については、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

(重要な行政文書の事前閲覧等)

第24条 文書主任は、第16条から前条までの規定による収受手続が終了した行政文書のうち重要又は異例な行政文書については、課長に提示して必要な指示を受けるものとする。

第4章 行政文書の処理

(起案文書の作成)

第25条 職員は、起案による処理を必要とする事案があるときは、法令その他別に定める場合を除き、直ちに起案用紙(別記第11号様式)によりその処分案を起案し、当該起案用紙に自ら署名押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによる。

(1) 定例的に報告するもの 報告簿(別記第12号様式)を用いる。

(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの 付せんを用い、又は当該文書の余白を利用する。

(3) 事務処理上起案用紙等を用いることが適当でないものは、あらかじめ文書主管課長の受けた帳票を用いる。

2 前項各号に掲げるものの起案については、当該起案に係る処分案、付せん又は帳票の余白に処理印(別記第13号様式)を押印し、必要事項を記載しなければならない。

(決裁区分の表示等)

第26条 前条の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)には、次の各号に定める区分により当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(1) 教育長の専決するもの 教育長

(2) 課長が専決するもの 課長

(3) 教育機関の長が専決するもの 当該役職名

2 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案は、やさしくわかりやすい口語文とし、適切な内容を具備し、十分な効果をあげるよう正確にすること。

(2) 起案文書には、簡潔な標題を付け、その次に照会、回答、通知等その文書の意味を表す言葉をかっこ書きすること。

(3) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(4) 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付すること。

(5) 収受した行政文書に基づく起案は、当該行政文書を添付すること。

(平27教委訓令2・一部改正)

(特殊取扱いの表示)

第27条 起案文書のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に定める表示を起案用紙の所定欄に朱書し、文書主管課長又は文書主管課長が指定するものの承認を受けなければならない。

(1) 例規となるべきもの 例規

(2) 秘密を必要とするもの 秘

(3) 親展を必要とするもの 親展

(4) 書留郵便として発送するもの 書留

(5) 速達郵便として発送するもの 速達

(6) 電報により発送するもの 電報

(7) はがきにより発送するもの はがき

(8) その他特殊郵便として発送するもの 航空郵便、内容証明等

2 急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する起案文書については、青色の付せんを起案用紙の所定欄にちょう付し、他の文書と容易に見分けられるようにするものとする。

(例文登録)

第28条 文書主管課長は、事務局及び教育機関に共通する文書の文案で定例的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することができる。

2 課長及び教育機関の長は、前項の規定により例文として登録されているもの以外の文案で定例的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することを文書主管課長に申し出ることができる。

3 文書主管課長は、前項の申出を受けたときは、当該申出に係る文案を審査し、適当と認めるときは、これを例文として登録することができる。

4 第1項又は前項の登録は、例文登録台帳に登録することにより行うものとする。

5 文書主管課長は、第1項の規定により例文の登録を行った場合は、課長及び教育機関の長に、第3項の規定により例文の登録を行った場合は当該例文に係る課長又は教育機関の長に、速やかにその旨を通知するものとする。

6 前各項の規定は、登録された例文の変更又は登録の抹消について準用する。

(例文処理)

第29条 前条の規定により登録された例文を文案として起案する場合にあっては、起案者は、起案文書の審査欄(起案用紙を用いないものにあっては余白)に例文登録番号を記載するものとする。

(回議)

第30条 起案文書の回議は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容を修正したときは、修正者は修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(合議)

第31条 起案の内容が他の課の事務に関係がある場合は、あらかじめ関係する課と十分協議の上、合議を受けなければならない。

2 前項の合議については、他の課に関係があるものについては、主管課長の回議を経て、関係課長の合議を受けること。

3 前項の場合において、合議を受けた者が、当該事案の処理に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を書いた付せんを付して、上司の指示を受けなければならない。

(再回)

第32条 回議又は合議の過程で起案の内容に重大な修正があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において既に回議又は合議をした者にその旨を通知し、再び回議又は合議をしなければならない。

(重要文書等の回議又は合議)

第33条 起案文書の内容が重要若しくは異例のもので特に急施を要するものは、主管課長又は教育機関の長が持ち回りし、回議又は合議をしなければならない。

(文書主任の文書審査)

第34条 課長又は教育機関の長名で施行する起案文書は、文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、法令その他の規定により様式が定められているもの及び第28条の規定により例文として登録されているものにあっては、この限りでない。

2 文書主任は、前項の文書審査にあたっては、第7条第10条第11条第25条から第27条まで及び第29条の規定に適合するように審査し、起案の趣旨に反しない限度において、起案者の意見を聴き、これを修正することができる。

3 文書主任は、第1項に規定する起案文書であってその内容が複雑なもの又は異例なものについて文書審査を行う場合は、必要に応じ、文書審査の内容を文書主管課長又は文書主管課長が指名する者(以下「文書審査員」という。)に協議することができる。

(文書主管課の文書審査)

第35条 教育委員会名又は教育長名で施行する起案文書は、主管課長の回議を経た後、合議を要する場合は、第31条に規定する合議をした後、文書主管課長又は文書審査員の文書審査を受けなければならない。

2 前条第1項ただし書及び第2項の規定は、文書主管課長又は文書審査員の文書審査に準用する。

(平27教委訓令2・一部改正)

(行政文書管理カード等への記載)

第36条 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日を記載し、施行する文書にあっては、次に掲げるものを除き、直ちに行政文書管理カードに処理経過等必要な事項を記載しなければならない。

(1) 第7条第1号に規定する令達文書に係るもの

(3) 第9条第5項の規定により号外とされるもの

(供覧)

第37条 収受した行政文書であって起案による処理を必要としないもの(第22条に規定する庁内情報システムの利用により取り扱う電磁的記録を除く。)は、その内容に応じ、関係者に供覧しなければならない。

2 前項の規定により供覧する場合には、当該行政文書の余白又は当該行政文書にちょう付した付せんに処理印を押印し、必要事項を記載させなければならない。

(処理中行政文書の処理促進)

第38条 課長又は教育機関の長は、随時、行政文書管理カードに記載されている行政文書の処理状況を文書主任に調査させ、事務処理の促進を図らなければならない。

第5章 行政文書の施行

(施行日)

第39条 文書の施行日は、当該文書の発送又は送達の日とする。

2 前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3 前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は、起案文書に施行年月日を記載するものとする。

(浄書、照合及び印刷)

第40条 決裁文書の浄書、照合及び印刷は、課又は教育機関において行うものとする。

2 決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

4 浄書した文書は、当該決裁文書と照合するものとし、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

(主管課における文書の施行手続)

第41条 文書の起案者は、前条第4項の規定による照合が終わった文書を施行する場合は、栄町教育委員会公印規則(昭和59年栄町教育委員会規則第2号)第7条の規定による確認を受けた後、公印を押印し、決裁文書との間に契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印及び契印又は契印の押印を省略することができる。

(1) 行政機関相互における軽易な通知、依頼、照会及び回答等の文書

(2) 案内状、礼状及び挨拶状等の書簡

(3) 祝辞及び弔辞その他これに類する文書

2 前項ただし書の規定による公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「公印省略」の表示をするものとする。

3 文書の起案者は、文書の発送を要する場合は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い、当該文書を文書主任に送付しなければならない。

(1) 郵便で施行するもの 当該発送文書を宛先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの又は書留にするもの(以下「親展等にするもの」と総称する。)にあっては、当該封筒に親展、速達又は書留と記載すること。

(2) 小包で施行するもの 荷造りをし、当該包装紙に宛先等及び小包(親展等するものにあっては、さらに当該包装紙に親展等)と記載すること。

4 文書主任は、前項の規定により発送文書の送付を受けたときは、その日の分の発送文書をとりまとめ、栄町の休日を定める条例(平成元年栄町条例第27号)第1条第1項に規定する休日及び文書主管課長が特に指定する場合を除き、文書主管課長が別に定める日の午後3時30分までに文書発送授受簿(別記第14号様式)を添えて文書主管課長に提出しなければならない。

5 前項の規定にかかわらず、文書主任は、急施を要する場合は、郵便切手を使用して文書を発送することができる。

6 文書主任は、前項の規定により郵便切手を使用して文書を発送したときは、郵便切手受払簿(別記第15号様式)に記載し、受払いを明確にしておかなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

(文書主管課における文書の施行)

第42条 文書主管課長は、前条第4項の規定により発送文書の提出を受けたときは、当該発送文書と文書発送収受簿の内容を照合し、その日の分をとりまとめ、料金後納郵便物差出票(別記第16号様式)を添えて郵便局に差し出すものとする。この場合において、書留にしたものについては郵便局から書留郵便物受領証を徴しておかなければならない。

(電話による施行)

第43条 文書主任は、決裁文書を電話で施行するときは、施行後、当該決裁文書に施行年月日を記載しておかなければならない。

(電子計算機等の利用による浄書、照合及び発送)

第44条 第39条から第41条までの規定にかかわらず、第18条第1項の規定により受信した行政文書の施行は、電子計算機等を利用して行うことができる。

2 前項の場合において、次の各号に掲げる電子計算機等の利用による処理は、それぞれ当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) 決裁文書の浄書に係る事項の電子計算機等への入力又は電子計算機等により送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成 浄書

(2) 電子計算機等により入力した事項(以下「入力事項」という。)又は送信原稿と決裁文書との確認 照合

(3) 前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の電子計算機等からの送信 発送

第6章 行政文書の整理、保管及び保存

(行政文書の完結)

第45条 職員は、担当する事案の処理が終了したときは、その事案に関する行政文書を整理するとともに行政文書管理カードに所要事項を記載し、文書主任に当該行政文書が完結した旨の確認を受けなければならない。

2 文書主任は、前項の規定により行政文書の完結の報告を受けたときは、行政文書管理カードに必要事項を記載し、認印を押印しなければならない。

(行政文書の整理等)

第46条 職員は、常に担当事務に係る行政文書を整理して保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

2 行政文書の整理は、文書主任を中心として実施するものとする。

(行政文書の整理等)

第47条 職員は、常に担当事務に係る行政文書を整理して保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(行政文書の保存期間)

第48条 施行を要する行政文書で施行が終わったもの、施行を要しない行政文書で決裁が終わったもの及び供覧によって完結する行政文書で供覧が終わったもの(以下「完結文書」という。)の保存期間は、規則第12条第1項に規定する別表に定める基準及び行政文書分類表の定めるところによる。

(行政文書の保存区分)

第49条 規則第11条第5項に規定する行政文書(以下「常用文書」という。)は、それ以外の行政文書と区分して整理しなければならない。

2 前項の規定により常用文書として区分した場合は、完結文書に「常用」と記載するものとする。

(文書の編冊)

第50条 職員は、担当事務に係る文書が完結文書となったときは、速やかに行政文書分類表に定める簿冊を単位として当該完結文書を簿冊に編冊しなければならない。

2 前項の編冊は、完結文書の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊する必要があるときは、この限りでない。

3 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は前会計年度において完了したものとみなす。

4 前3項の規定により編冊した簿冊には、簿冊目録(文書主管課長が別に定めるものを除く。)を付し、当該簿冊の背表紙には、背表紙票(別記第17号様式)をちょう付しなければならない。

5 文書主任は、前項の規定により付された簿冊目録の写しを2部作成し、文書主管課長が指定する日までに文書主管課長に提出しなければならない。

6 文書主管課長及び文書主任は、前項の簿冊目録の写しを文書の検索等の利用に供さなければならない。

(簿冊の保存)

第51条 前条の規定により編冊を完了した簿冊は、課又は教育機関において整理して保存するものとする。

(保存区分等の変更)

第52条 課長及び教育機関の長は、簿冊内の文書の保存区分又は保存期間を変更したため当該簿冊で保存することができなくなったときは、文書主任に当該文書を別に編冊させるとともに、当該編冊に係る簿冊目録及び文書主任の簿冊目録に所要の調整を行わせるものとする。

2 課長及び教育機関の長は、前項の規定により文書主任に調整を行わせた場合は、簿冊目録の写しを直ちに文書主管課長に提出するものとする。

3 文書主管課長は、前項の規定により簿冊目録の写しの提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録に所要の調整を行うものとする。

4 前3項の規定は、簿冊の保存区分、保存期間、簿冊番号又は簿冊名を変更した場合について準用する。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第53条 課又は教育機関において保存する文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、課又は教育機関の文書主任の指示に従わなければならない。

(電磁的記録の整理及び保管)

第54条 電磁的記録の整理及び保管については、次に掲げる電磁的媒体の種別に応じ、当該各号に掲げる方法によるものとする。

(1) フロッピーディスク フロッピーディスクは、年度別及び行政文書分類表に定める分類記号(以下「分類記号」という。)別に作成し、当該フロッピーディスクのラベル等に作成年度及び分類記号等を記載して課又は教育機関で定めた場所に整理して保管するものとする。なお、一つのフロッピーディスクに保管する行政文書の件数が少ない場合は、複数の分類記号をまとめたフロッピーディスクを作成することができる。

(2) ハードディスク ハードディスクに記録されている電磁的記録は、庁内情報システム上において文書主管課長が指定する場所に整理して保管するものとする。

(3) その他の電磁的媒体、前2号に規定する以外の電磁的媒体に記録されている電磁的記録の整理及び保管の方法は、第1号に規定するフロッピーディスク整理及び保管の方法に準じるものとする。

2 文書主任は、ハードディスク上に保管された行政文書については、バックアップ等の措置を講じ、当該行政文書の内容の保全に努めるものとする。

3 文書主任は、電磁的記録を適切に管理するため電磁的媒体ごとに電磁的記録管理台帳を作成しなければならない。電磁的記録管理台帳の取扱いについては、簿冊目録の取扱いの例による。

第7章 行政文書の廃棄

(行政文書の廃棄手続)

第55条 課長及び教育機関の長は、規則第13条第1項の規定により保存期間が満了した行政文書を廃棄しようとするとき、又は同条第3項に規定する特別の理由により保存期間が満了する前に行政文書を廃棄しようとするときは、廃棄行政文書一覧表(別記第18号様式)を作成し、当該行政文書に係る簿冊目録又は電磁的記録管理台帳を添えて文書主管課長に提出しなければならない。

2 文書主管課長は、前項の規定により廃棄行政文書一覧表の提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録及び電磁的記録管理台帳から前項に規定する行政文書に係る部分を消除するとともに、当該廃棄行政文書一覧表の写しを歴史文化遺産主管課長に送付するものとする。

3 歴史文化遺産主管課長は、前項又は栄町行政文書管理規程(平成14年栄町訓令第13号)第58条第2項の規定により送付を受けた廃棄行政文書一覧表の写しに記載されている行政文書のうち、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理が必要とされる行政文書について、課長又は栄町行政組織条例(平成16年栄町条例第8号)第1条に規定する総務課の長に移管を求めることができる。

4 規則第13条第5項の規定により行政文書を移管したときは、文書主管課長は、廃棄行政文書一覧表にその旨を記載しなければならない。

5 行政文書の廃棄は、規則第13条第4項に規定する文書主管課長が指定する者(以下「廃棄確認者」という。)の確認を受けた後、次の各号に掲げる行政文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行わなければならない。

(1) 簿冊に編冊された文書 文書主管課の職員が立会いの下、焼却し、又は溶解する。

(2) 前号に掲げるもの以外の文書で秘密を要する文書又は印影、紋章等他に流用されるおそれのある文書 焼却し、裁断し、又は溶解することにより他に転用できないようにする。

(3) 電磁的記録 電磁的記録の記録媒体の種別に応じ、焼却し、裁断し、又は消去する。

6 前項の規定により廃棄確認者が確認を行ったときは、廃棄行政文書一覧表に確認日を記載し、認印を押印しなければならない。

7 文書主管課長は、行政文書の廃棄が完了したときは、廃棄行政文書一覧表に廃棄年月日及び廃棄方法を記載し、当該行政文書を廃棄した者の認印を押印しなければならない。

8 文書主任は、規則第13条第5項の規定により行政文書を移管したとき又は第5項の規定により行政文書を廃棄したときは、文書主任が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうち当該行政文書に係る部分を消除するものとする。

(平24教委訓令1・一部改正)

(書庫の整理)

第56条 文書主管課長は、少なくとも毎年1回課長及び教育機関の長に書庫の整理をするよう指示するものとし、自ら各書庫の整理状況を点検するものとする。

2 各課及び教育機関は、文書主管課長の指示の下に書庫の整理をしなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

第8章 補則

(特別処理の承認)

第57条 文書主管課長は、災害その他特別な理由によりこの訓令の規定によることが不適当であると認めるときは、教育長の承認を得て特別な処理をすることができる。

2 文書主管課長は、前項の承認を得た場合には、直ちに関係課長及び教育機関の長に通知しなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

(教育機関における例外処理)

第58条 教育機関の長は、この訓令の規定による事が不適当と認めるときは、文書主管課長と協議してその手続きを省略し、又は他の手続により処理させることができる。

(平27教委訓令2・一部改正)

(補則)

第59条 この訓令の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年7月1日から施行する。

(経過措置)

3 この規程の施行の際、旧規程の規定によりなされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

附 則(平成18年2月23日教委訓令第2号)

(施行期日)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月25日教委訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月22日教委訓令第1号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成27年3月25日教委訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に在職する教育長(地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号。以下「改正法」という。)による改正前の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第16条第1項の教育長をいう。)が改正法附則第2条第1項の規定によりなお従前の例により在職する場合においては、改正後の栄町教育委員会行政文書管理規程第7条第1号ア、第13条第2項第3号(「名宛人に配布」の部分を除く。)及び第35条第1項の規定は適用せず、改正前の栄町教育委員会行政文書管理規程第7条第1号ア、第13条第2項第3号(「名あて人に配付」の部分を除く。)及び第35条第1項の規定は、なおその効力を有する。

別表(第8条第3項・第9条第2項)

課名

記号

教育総務課

学校教育課

生涯学習課

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栄町教育委員会行政文書管理規程

平成16年6月25日 教育委員会訓令第2号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第11類 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成16年6月25日 教育委員会訓令第2号
平成18年2月23日 教育委員会訓令第2号
平成22年3月25日 教育委員会訓令第2号
平成24年3月22日 教育委員会訓令第1号
平成27年3月25日 教育委員会訓令第2号