○栄町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規程
平成18年11月1日
訓令第15号
(趣旨)
第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定による住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に係る事務の取扱いについて、法その他の法令等に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(住民閲覧台帳の作成)
第2条 町長は、閲覧に供するため、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定により、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写しとして、住民閲覧台帳(以下「閲覧台帳」という。)を作成する。
2 閲覧台帳は、毎年4月及び10月の初日における住民基本台帳に基づき、当該各月に改製するものとする。ただし、必要があると認めるときは、臨時にこれを改製し、又は修正することができる。
(閲覧場所及び閲覧日時)
第3条 閲覧の場所は、栄町住民課とする。
2 閲覧をすることができる日は、火曜日から木曜日までとする。ただし、次に掲げる日を除く。
(1) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日及びその翌日
(2) 12月29日から翌年の1月4日までの日(前号に掲げる日を除く。)
3 閲覧をすることができる時間は、午前9時から午後0時まで及び午後2時から午後4時までとする。
(閲覧者数)
第4条 閲覧をすることができる人数は、閲覧の請求又は申出1件につき1人とする。ただし、町長が特別な理由があると認めるときは、この限りでない。
2 町長は、特に必要があると認めるときは、前項に規定する公文書のほか、必要と認める書類の提出を求めることができる。
(個人又は法人による閲覧の申出)
第6条 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人による閲覧の申出は、住民基本台帳閲覧申出書(別記第3号様式)によるものとする。
2 住民基本台帳閲覧申出書には、次に掲げる書類を添付しなければならない。
(1) 閲覧の申出をする者(以下「申出者」という。)が法人(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。以下この号において同じ。)の場合にあっては、次に掲げる書類
ア 法人の登記事項証明書(閲覧の申出をする日前3月以内に交付されたものに限る。)その他の法人の存在及び概要を確認できる書類又はその写し
イ 当該法人が個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第16条第2項に規定する個人情報取扱事業者の場合にあっては、同法第23条に規定する安全管理措置を講じていることを証する資料
ウ 当該法人がイの個人情報取扱事業者でない場合にあっては、プライバシーポリシー等当該法人における個人情報保護管理に関する資料
エ 閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)及び閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)を取り扱う者が当該法人の役職員又は構成員(他の法人と共同して閲覧の申出をする場合にあっては、当該他の法人の役職員又は構成員を含む。)であることを確認できる書類
オ 当該法人が閲覧事項を委託業務に利用する場合にあっては、委託契約書その他の当該委託業務に係る契約内容を確認できる書類
(2) 法第11条の2第1項第1号に掲げる活動に係る閲覧の申出の場合にあっては、閲覧事項を利用して行おうとする調査研究の実施体制及び成果の公表の有無その他の成果の取扱いを確認できる書類
(3) 委託を受けて閲覧の申出をする場合にあっては、当該委託に係る契約内容を確認できる書類
(4) 前3号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認める書類
(令5訓令4・一部改正)
(閲覧日時の予約)
第7条 閲覧の請求又は申出をしようとする者は、来庁又は電話等により、閲覧日時を事前に予約しなければならない。ただし、事前に予約することができない特段の事情があるときは、この限りでない。
2 前項の規定による予約は、閲覧を希望する日の1月前から受け付けるものとする。
(法第11条の2第1項第2号の公益性が高いと認められるもの)
第9条 法第11条の2第1項第2号に規定する公益性が高いと認められるものは、活動の成果が社会に還元されると認められる特段の事情があるものとする。
(法第11条の2第1項第3号の町長が定めるもの)
第10条 法第11条の2第1項第3号に規定する町長が定めるものは、次のとおりとする。ただし、閲覧以外に手段がない場合に限る。
(1) 集合住宅の管理組合が管理業務を行うために必要な当該集合住宅の居住者の確認
(2) 郵便物が誤配される等の理由により、自らの住所に無断で住所を定めた者がいないかを調査するための居住関係の確認
(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が特別な理由があると認めるもの
(令5訓令4・一部改正)
(1) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(2) 閲覧事項を不当な目的に利用するおそれがあると認められるとき。
(3) 閲覧の事由、目的等に社会通念上相当と認められる必要性又は合理性がないとき。
(4) 執務に支障があると認められるとき。
(5) 天災等により、閲覧台帳が亡失し、又はき損したとき。
(6) 申出者が閲覧に係る手数料を納付しないとき。
(7) 前各号に定めるもののほか、閲覧に応じないことにつき相当の理由があるとき。
(閲覧者の本人確認)
第12条 住民基本台帳の一部の写しの閲覧並びに住民票の写し等及び除票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。次項及び第3項において「省令」という。)第2条第3項第1号に規定する町長が適当と認める書類は、次の各号のいずれかに掲げる書類とする。
(1) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カード(本人の写真が貼付されたものであって、有効期間内のものに限る。)
(2) 旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証又は資格証明書等(本人の写真が貼付されたものであって、有効期間の定めがあるものは、有効期間内のものに限る。)
2 省令第2条第3項第2号に規定する文書で照会したその回答書は、別記第4号様式によるものとする。
3 省令第2条第3項第2号に規定する町長が適当と認める書類は、第1項第2号に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書又は引換証等、地方公共団体が交付する公的扶助に係る受給者証等、健康保険等の被保険者証、年金手帳、国民年金等の年金証書、在学証明書その他法令等の規定により交付された書類であって、通常本人以外の者が所持していることがないと認められるもののうち、いずれか2点以上とする。
4 第8条第2項の規定は、閲覧者が本人であることを確認した場合について準用する。
(令5訓令4・一部改正)
(閲覧台帳の転記)
第13条 閲覧者が閲覧台帳を転記するときは、特別な理由がある場合を除き、閲覧転記表(別記第5号様式)を用いて行わなければならない。
2 前項の規定による転記の方法は、鉛筆その他の筆記用具による筆写に限るものとし、写真機、複写機、録音機等による記録は認めないものとする。
(閲覧者の遵守事項)
第14条 閲覧者は、閲覧に当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 閲覧の場所に筆記用具及び許可を受けた物以外の書類、写真機、複写機、録音機、通信機器類、手荷物等を持ち込まないこと。
(2) 指定された閲覧席で閲覧し、閲覧の場所で飲食、喫煙及び携帯電話等の使用をしないこと。
(3) 閲覧台帳を閲覧の場所以外に持ち出さないこと。
(4) 閲覧台帳と他の名簿等を照合する等の行為をしないこと。
(5) 指定された閲覧席を離れるときは、個人情報が漏洩しないよう措置すること。
(6) 閲覧台帳を転記するときは、その一部の抜取り、汚損、き損又は加筆をしないこと。
(7) 職員の執務の妨げとなるような行為をしないこと。
(9) その他職員の指示に従うこと。
(令5訓令4・一部改正)
(閲覧の中止等)
第15条 町長は、閲覧者が前条の規定に違反したときは、直ちに閲覧を中止させることができる。この場合において、閲覧者が閲覧台帳を転記したときは、閲覧転記表等を回収し、これを廃棄するものとする。
(転記事項の確認)
第16条 町長は、閲覧台帳の転記を伴う閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数日に及ぶ場合は、1日の閲覧が終了したとき)は、閲覧転記表等の転記内容の確認をしなければならない。
2 町長は、前項の確認により、閲覧転記表等の転記内容に閲覧の請求又は申出の範囲を逸脱する箇所があると認めるときは、当該箇所を抹消させるものとする。
3 町長は、閲覧転記表等の写しを作成し、第5条第1項に規定する公文書又は住民基本台帳閲覧申出書とともに保存する。
(手数料)
第17条 閲覧に係る手数料は、栄町手数料条例(昭和30年条例第25号)の定めるところによる。
(報告の徴収)
第18条 町長は、法第11条の2第11項の規定により、閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき、閲覧事項が同条第3項に規定する利用目的以外の目的で利用され、若しくは第三者に提供されているおそれがあるとき、同条第8項の規定による勧告をする前において現状を確認するとき、当該勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき又は同条第9項若しくは第10項の規定による命令をする前において現状を確認する必要があるときにおいては、申出者に対し、必要な報告を求めることができる。
(閲覧台帳の取扱い)
第19条 閲覧台帳の取扱いについては、次の点に留意しなければならない。
(1) 閲覧台帳は、施錠できる保管庫等において厳重に保管すること。
(2) 閲覧に当たっての閲覧台帳の出入庫については、必ず担当職員が1冊ずつ確認し、これを行うこと。
(3) 閲覧に当たり、十分な監視体制を整備すること。
(4) 閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数日に及ぶ場合は、1日の閲覧が終了したとき)は、閲覧台帳がすべて返却されていることを必ず複数の職員で確認すること。
(閲覧状況の公表)
第20条 法第11条第3項及び法第11条の2第12項の規定による閲覧状況の公表は、毎年1回、町長が適当と認める方法により行うものとする。
(補則)
第21条 この訓令に定めるもののほか、閲覧に係る事務の取扱いに関し必要な事項は、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日自治振第150号自治省行政局長通知)の定めるところによる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公示の日から施行する。
(栄町住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱規程の廃止)
2 栄町住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱規程(昭和58年栄町訓令第3号)は、廃止する。
附則(令和5年3月22日訓令第4号)
この訓令は、公示の日から施行する。
