栄町選挙人名簿及び在外選挙人名簿の抄本の閲覧に関する事務処理要綱

○栄町選挙人名簿及び在外選挙人名簿の抄本の閲覧に関する事務処理要綱

平成20年2月29日

選挙管理委員会告示第5号

(趣旨)

第1条　この要綱は、公職選挙法(昭和25年法律第100号。以下「法」という。)第28条の2から第28条の4まで(法第30条の12においてこれらの規定を準用する場合を含む。)の規定による選挙人名簿又は在外選挙人名簿の抄本の閲覧に係る事務の処理について、法その他の法令等に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(抄本の作成)

第2条　栄町選挙管理委員会(以下「委員会」という。)は、法第28条の2第1項若しくは第28条の3第1項又は法第30条の12において準用する法第28条の2第1項若しくは第28条の3第1項の規定による閲覧(以下「閲覧」という。)に供するため、これらの規定に規定する選挙人名簿の抄本又は在外選挙人名簿の抄本(以下「抄本」と総称する。)を作成する。

2　抄本は、法第19条第2項の規定により行う選挙人名簿の登録又は法第30条の2第3項の規定により行う在外選挙人名簿の登録に基づき改製するものとする。

(閲覧場所及び閲覧日時)

第3条　閲覧の場所は、行政資料室その他委員会が指定した場所とする。

2　閲覧をすることができる日は、月曜日から金曜日までとする。ただし、次に掲げる日を除く。

(1)　国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日

(2)　12月29日から翌年の1月4日までの日(前号に掲げる日を除く。)

3　閲覧をすることができる時間は、午前9時から午後4時までとする。

(閲覧者数)

第4条　閲覧をすることができる人数は、閲覧の申出1件につき1人とする。ただし、委員会が特別な理由があると認めるときは、この限りでない。

(登録の確認を目的とした閲覧の申出)

第5条　法第28条の2第1項に規定する登録の確認を目的とした閲覧の申出は、選挙人名簿(在外選挙人名簿)抄本閲覧申出書(登録の確認)(別記第1号様式)によるものとする。

(政治活動を目的とした閲覧の申出)

第6条　法第28条の2第1項に規定する政治活動(選挙運動を含む。次項及び第3項において同じ。)を目的とした閲覧の申出は、選挙人名簿(在外選挙人名簿)抄本閲覧申出書(政治活動)(別記第2号様式)によるものとする。

2　公職の候補者となろうとする者(公職にある者を除く。)である申出者(閲覧の申出をする者をいう。以下同じ。)が政治活動を行うために閲覧の申出をするときは、前項に規定する申出書に、次の各号のいずれかに掲げる書類を添付しなければならない。

(1)　公職選挙法施行令(昭和25年政令第89号)第110条の5第4項に規定する証票の交付を確認できる書類

(2)　申出者を後援する政治団体の設立を確認できる書類

(3)　政党その他の政治団体による公認決定を示す書類

(4)　前3号に掲げるもののほか、申出者が公職の候補者となろうとする者であることを示す資料であって、委員会が適当と認めるもの

3　政党その他の政治団体である申出者が政治活動を行うために閲覧の申出をするときは、公職選挙法施行規則(昭和25年総理府令第13号。以下「省令」という。)第3条の2第2項第2号イに規定する書類のほか、第1項に規定する申出書に、次の各号のいずれかに掲げる書類を添付しなければならない。ただし、同条第2項ただし書に規定する政党その他の政治団体が申出者である場合は、この限りでない。

(1)　政治資金規正法(昭和23年法律第194号)第12条第1項に規定する報告書の写し

(2)　政治資金規正法第9条第1項に規定する会計帳簿の写し

(3)　前2号に掲げるもののほか、申出者の政治活動の実績を示す資料であって、委員会が適当と認めるもの

4　前3項に定めるもののほか、委員会は、必要があると認めるときは、法第28条の2第2項第1号から第4号までに掲げる事項及び省令第3条の2第1項各号に定める事項を確認するために必要な資料の提出を求めるものとする。

5　法第28条の2第4項の規定による申出は、候補者閲覧事項取扱者に関する申出書(別記第3号様式)によるものとする。

6　法第28条の2第7項の規定による申出は、承認法人に関する申出書(別記第4号様式)によるものとする。

7　委員会は、第5項又は前項の申出があった場合において、これらの規定に規定する申出書の記載事項を確認するため特に必要があると認めるときは、当該申出書のほか、必要と認める資料の提出を求めることができる。

(政治又は選挙に関する調査研究を目的とした閲覧の申出)

第7条　法第28条の3第1項に規定する政治又は選挙に関する調査研究(次項において「調査研究」という。)を目的とした閲覧の申出は、選挙人名簿(在外選挙人名簿)抄本閲覧申出書(調査研究)(別記第5号様式)によるものとする。

2　前項に規定する申出書には、次に掲げる書類を添付しなければならない。

(1)　調査研究において使用する調査票、アンケート用紙等

(2)　調査研究について公表の実績がある場合にあっては、当該調査研究において使用した調査票及び当該公表の実績を示す資料

(3)　前2号に掲げるもののほか、調査研究の概要及び実施体制を示す資料であって、委員会が必要と認めるもの

3　前項に定めるもののほか、委員会は、必要があると認めるときは、法第28条の3第2項第1号から第5号まで及び省令第3条の3第1項各号に掲げる事項を確認するために必要な資料の提出を求めるものとする。

4　法第28条の3第5項の規定による申出は、個人閲覧事項取扱者に関する申出書(別記第6号様式)によるものとする。

5　委員会は、前項の申出があった場合において、同項に規定する申出書の記載事項を確認するため特に必要があると認めるときは、当該申出書のほか、必要と認める資料の提出を求めることができる。

(閲覧日時の予約)

第8条　閲覧の申出をしようとするものは、来庁又は電話等により、閲覧日時を予約しなければならない。ただし、事前に予約することができない特段の事情があるときは、この限りでない。

(閲覧の申出の内容確認)

第9条　委員会は、第5条から第7条までの規定による閲覧の申出があったときは、その内容について確認しなければならない。この場合において、当該内容について疑義があるときは、必要に応じて、申出者に対して説明を求め、確認するものとする。

2　委員会は、前項の規定による確認をしたときは、その内容及び方法を第5条、第6条第1項又は第7条第1項に規定する申出書の余白に記載するものとする。

(閲覧の拒否等)

第10条　委員会は、第5条から第7条までの規定による閲覧の申出があった場合において、閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)を不当な目的に利用されるおそれがあること又は閲覧事項を適切に管理することができないおそれがあることのほか、次の各号のいずれかに該当する理由があると認めるときは、当該申出に係る閲覧を拒むことができる。

(1)　プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあること。

(2)　閲覧事項を広告、宣伝、販路拡張、市場調査等営利上の目的に利用されるおそれがあること。

(3)　天災等により、抄本が亡失し、又はき損したこと。

(4)　その他閲覧を拒むに足りる相当な理由

2　前項に定めるもののほか、委員会は、執務に支障があることその他同項の申出に係る閲覧を制限するに足りる相当な理由があると認めるときは、当該申出に係る閲覧を制限することができる。

(閲覧者の本人確認)

第11条　省令第3条の2第4項第2号に規定する文書で照会したその回答書は、別記第7号様式によるものとする。

2　省令第3条の2第4項第2号に規定する選挙管理委員会が適当と認める書類は、同項第1号に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書又は引換証等、地方公共団体が交付する公的扶助に係る受給者証等、健康保険等の被保険者証、年金手帳、国民年金等の年金証書、在学証明書その他法令等の規定により交付された書類であって、通常本人以外の者が所持していることがないと認められるもののうち、いずれか2点以上とする。

3　第9条第2項の規定は、閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)が本人であることを確認した場合について準用する。

(閲覧の方法)

第12条　閲覧は、読み取り(機器によるものを除く。)又は転記によるものとする。

2　前項の転記の方法は、鉛筆その他の筆記用具による筆写に限るものとし、写真機、複写機、録音機等による記録は認めないものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第13条　閲覧者は、閲覧に当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1)　閲覧の場所に筆記用具及び許可を受けた物以外の書類、写真機、複写機、録音機、通信機器類、手荷物等を持ち込まないこと。

(2)　指定された閲覧席で閲覧し、閲覧の場所で飲食、喫煙及び携帯電話等の使用をしないこと。

(3)　抄本を閲覧の場所以外に持ち出さないこと。

(4)　抄本と他の名簿等を照合する等の行為をしないこと。

(5)　指定された閲覧席を離れるときは、個人情報が漏洩しないよう措置すること。

(6)　抄本は丁重に扱い、これを転記するときは、その一部の抜取り、汚損、き損又は加筆をしないこと。

(7)　職員の執務の妨げとなるような行為をしないこと。

(8)　閲覧が終了したときは、直ちに職員にその旨を報告し、抄本を転記したときは、その転記により作成した書類を直ちに職員に提示すること。

(9)　その他職員の指示に従うこと。

(閲覧の中止等)

第14条　委員会は、閲覧者が前条の規定に違反したときは、直ちに閲覧を中止させることができる。この場合において、閲覧者が抄本を転記したときは、その転記により作成した書類を回収し、これを廃棄するものとする。

2　委員会は、前項の規定により閲覧を中止された者が新たに閲覧の申出をしたときは、第10条第1項に定めるもののほか、当該申出に係る閲覧を拒むことができる。

(転記事項の確認)

第15条　委員会は、抄本の転記を伴う閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数日に及ぶ場合は、1日の閲覧が終了したとき)は、当該転記により作成した書類の転記内容の確認をしなければならない。

2　委員会は、前項の確認により、転記により作成した書類の転記内容に閲覧の申出の範囲を逸脱する箇所があると認めるときは、当該箇所を抹消させるものとする。

(報告の徴収)

第16条　委員会は、法第28条の4第5項の規定により、閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき、閲覧事項が利用目的(法第28条の2第2項第2号に規定する利用の目的及び法第28条の3第2項第2号に規定する利用目的をいう。)以外の目的で利用され、若しくは第三者に提供されているおそれがあるとき、法第28条の4第2項の規定による勧告をする前において現状を確認するとき、当該勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき又は同条第3項若しくは第4項の規定による命令をする前において現状を確認する必要があるときにおいては、申出者(国又は地方公共団体の機関である申出者を除く。)に対し、必要な報告を求めることができる。

(委員会への報告)

第17条　申出者又は閲覧者は、閲覧に係る抄本の記載事項に誤り、漏れ等を発見したときは、直ちに委員会にその旨を報告しなければならない。

(抄本の取扱い)

第18条　抄本の取扱いについては、次の点に留意しなければならない。

(1)　抄本は、施錠できる保管庫等において厳重に保管すること。

(2)　閲覧に当たっての抄本の出入庫については、必ず担当職員が1冊ずつ確認し、これを行うこと。

(3)　閲覧に当たり、十分な監視体制を整備すること。

(4)　閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数日に及ぶ場合は、1日の閲覧が終了したとき)は、抄本がすべて返却されていることを必ず複数の職員で確認すること。

(閲覧状況の公表)

第19条　委員会は、法第28条の4第7項(法第30条の12において準用する場合を含む。)の規定により、毎年度終了後速やかに前年度における閲覧の状況を取りまとめ、告示その他委員会が適当と認める方法により法第28条の4第7項に規定する事項を公表するものとする。

2　前項に定めるもののほか、委員会が必要と認めるときは、委員会が適当と認める方法により同項の閲覧の状況を公表することができる。

(補則)