○栄町行政文書管理規則

平成14年6月24日

規則第36号

(趣旨)

第1条 この規則は、課等における行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の行政文書の管理に関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 行政文書 課等の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該職員が組織的に用いるものとして、課等が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、県報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行され、又は一般に利用することができる施設において閲覧若しくは視聴に供されているもの

 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

 文書、図画又は写真の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録であって、栄町情報公開条例施行規則(平成10年栄町規則第30号)第1条の2に規定するもの

(3) 電子計算機等 電子計算機その他の情報機器をいう。

(4) 簿冊等 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間が1年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物(単独で管理することが適当なものであって、保存期間が1年以上の行政文書を含む。)をいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、行政文書によることを原則とする。

2 行政文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理しなければならない。

(行政文書の取扱い)

第4条 職員は、町がその行政活動を町民に説明する責務を有することを認識し、常に担当事務に係る行政文書を整理して保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

2 職員は、個人情報の保護に留意して、行政文書を適切に管理しなければならない。

(行政文書の管理の総括)

第5条 課等における行政文書の管理に関する事務(以下「行政文書事務」という。)を総括するため、行政文書事務を主管する総務課長をもって文書主管課長とする。

2 文書主管課長は、行政文書事務を適正かつ円滑に処理するため、必要があると認めるときは、実態を調査し、課等の長に対し、報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

(課等の長の責務)

第6条 課等の長は、それぞれの課等における行政文書事務を統括し、当該課等の行政文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、職員を指揮し、及び監督する。

(文書主任)

第7条 課等に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長補佐又はこれに相当する職にある者のうちから、課等の長が指名する。ただし、課長補佐及びこれに相当する職を置かない課等にあっては、班長の職にある者のうちから、当該課等の長が指名する。

3 文書主任は、課等の長の命を受けて課等における行政文書事務を処理する。

(行政文書の分類)

第8条 文書主管課長は、行政文書を適正かつ合理的に整理するため、課等の事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書分類基準を定めるものとする。

2 文書主管課長は、前項の行政文書分類基準として、行政文書分類表を作成しなければならない。この場合においては、原則として庁内情報システム(課等相互を通信回線で結んだ電子計算機等の情報通信網上で行政情報を共有する仕組みであって、財政課が所管するものをいう。)により、磁気ディスクをもって調製するものとする。

3 課等の長は、前項の行政文書分類表に基づき、行政文書を分類し、容易に検索を行うことができるよう整理しなければならない。

4 文書主管課長は、第2項の規定により作成した行政文書分類表を出力し、一般の閲覧に供するものとする。

(行政文書の受領及び収受)

第9条 行政文書が課等に到達した場合には、速やかに受領及び収受の手続を執らなければならない。

(行政文書の作成)

第10条 課等の意思決定に当たっては行政文書を作成して行うこと並びに課等の事務及び事業の実績については行政文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 課等の意思決定と同時に行政文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項第1号に規定する場合にあっては、事後に行政文書を作成するものとする。

(行政文書の保存期間)

第11条 行政文書の保存期間は、永年、10年、5年及び1年の種別によるものとする。

2 課等の長は、前項の保存期間と異なる種別を新たに設ける場合は、文書主管課長に協議するものとする。

3 前2項の保存期間の起算日は、行政文書による事務の処理が終わった日の属する年度(会計年度をいう。以下同じ。)の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保存する必要がある行政文書の保存期間の起算日は、当該行政文書による事務の処理が終わった日の属する年の翌年の1月1日とする。

4 前項の規定にかかわらず、課等の長は、行政文書による事務の処理が当該事務の属する年度の翌年度の4月1日から5月末日までの間に終わった場合にあっては、当該行政文書の保存期間の起算日を当該翌年度の4月1日とすることができる。

5 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書その他の職務上常時使用する必要がある行政文書については、必要な期間保管することができる。

(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する行政文書(当該行政文書による事務を所掌する課等の所管するものを除く。)

(2) 行政文書分類表及び行政文書検索目録

(3) 業務システムのデータベース及びマスターファイル等の電磁的記録

(行政文書の保存)

第12条 課等の長は、行政文書について、別表に定める基準(法令又は条例若しくは他の規則(以下「法令等」という。)の規定により保存期間が定められている行政文書にあっては、当該法令等の定める保存期間)及び行政文書分類表に従い、簿冊等を単位として保存期間を設定し、当該保存期間の満了する日までの間、行政文書以外の物と明確に区別して、書庫その他組織としての管理が適切に行い得る専用の場所において適切にこれを保存するものとする。この場合において、課等の長は、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別(文書、図画、写真又は電磁的記録の別をいう。)の行政文書を作成するものとする。

2 原本又は原本に代えて保存すべきこととされた行政文書以外の行政文書については、原本より短い保存期間とすることができる。

3 課等の長は、次の各号に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日後においても、当該各号に定める期間が経過する日までの間(他の号に併せて該当する場合にあっては、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間)保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっている行政文書 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる行政文書 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる行政文書 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 栄町情報公開条例(平成10年栄町条例第25号)に基づく公開請求があった行政文書 同条例第12条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 栄町個人情報保護条例(平成14年栄町条例第21号)に基づく開示請求、訂正請求又は利用中止等請求があった保有個人情報が記録されている行政文書 同条例第22条各項第33条第2項若しくは第3項又は第40条第2項若しくは第3項の決定の日の翌日から起算して1年間

4 課等の長は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定め、文書主管課長に届け出て、当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した場合において、更にこれを延長しようとするときも、同様とする。

(行政文書の廃棄)

第13条 課等の長は、行政文書の保存期間(前条第3項又は第4項の規定により延長された場合にあっては、当該延長後の保存期間。以下この条において同じ。)が満了したときは、当該行政文書を廃棄しなければならない。ただし、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料としての価値を有する行政文書については、この限りでない。

2 行政文書の廃棄は、課等の長が当該廃棄に係る行政文書を確認した上、毎年文書主管課長が指定する時期に行うものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、課等の長は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄する年月日を文書主管課長に届け出て、当該行政文書を廃棄することができる。

4 行政文書を廃棄する場合においては、当該廃棄することについて文書主管課長が指定する者の確認を受け、焼却、裁断、消去又は溶解の方法により、確実にこれを行わなければならない。

5 課等の長は、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理を行うことができる機関の長に、第1項ただし書に規定する行政文書を移管することができる。

(補則)

第14条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成14年7月1日から施行する。ただし、第12条第3項第5号の規定は、平成15年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行前に栄町文書管理規程(昭和63年栄町訓令第1号)の規定によりなされた文書の取扱手続は、この規則中これに相当する規定がある場合には、この規則の相当規定によりなされた手続とみなす。

附 則(平成14年11月7日規則第75号)

この規則は、平成15年1月1日から施行する。

附 則(平成15年3月25日規則第5号)

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年6月28日規則第10号)

この規則は、平成16年7月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日規則第33号)

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月26日規則第29号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月25日規則第42号)

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成22年3月23日規則第12号)

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年7月14日規則第32号)

この規則は、公布の日から施行する。

別表(第12条第1項)

項目

永年保存

10年保存

5年保存

1年保存

例規等

法令、条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となるべき文書の制定又は改廃に関する文書

 

 

 

法令、条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となる文書の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの

法令、条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となる文書の解釈及び運用方針に関する文書

法令、条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となる文書の解釈及び運用方針に関する文書で軽易なもの

 

公告に関する文書で重要なもの

公告に関する文書

 

 

達、訓及び指令に関する文書で重要なもの

達、訓及び指令に関する文書

 

 

議会

町議会の議案及び議決通知その他町議会に関する文書で重要なもの

町議会に関する文書

町議会に関する文書で軽易なもの

 

町行政の基本方針等

町行政の総合的な計画及び施策に関する文書

 

事業の計画及び実施に関する文書

 

町行政の沿革に関する文書

 

 

 

財務、公有財産

歳入歳出予算及び決算に関する文書

 

 

 

 

出納証拠書類

 

 

町債に関する文書

 

 

 

契約に関する文書で重要なもの

契約に関する文書

契約に関する文書で軽易なもの

 

町有財産の取得に関する文書

 

 

 

町有財産の管理又は処分に関する文書で重要なもの

町有財産の管理又は処分に関する文書

町有財産の管理又は処分に関する文書で軽易なもの

 

町の行政区画変更に関する文書

 

 

 

行政行為、行政事務一般

許可、認可、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの又は重要なもの

許可、認可、承認等の行政処分に関する文書

 

 

叙位叙勲及び褒章に関する文書並びに表彰に関する文書で重要なもの

表彰に関する文書

褒章及び表彰に関する内申書

 

訴訟に関する文書

 

 

 

審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書で重要なもの

審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書

 

 

諮問、答申等に関する文書で重要なもの

諮問、答申等に関する文書

諮問、答申等に関する文書で軽易なもの

 

調査研究報告書等で重要なもの

調査研究報告書等

調査研究報告書等で軽易なもの

 

 

 

監査、検査及び事務指導に関する文書

 

行政代執行に関する文書で重要なもの

行政代執行に関する文書

 

 

特別職の事務引継に関する文書

 

 

 

補助金等に関する文書で重要なもの

補助金等に関する文書

 

 

 

 

工事の執行又は検査に関する文書

 

 

請願、陳情等に関する文書で重要なもの

請願、陳情等に関する文書

 

 

 

会議及び講習会に関する文書

 

 

 

 

軽易な照会、回答、通知等の文書

 

 

 

証明に関する文書

 

 

各種相談に関する文書

各種相談に関する文書で軽易なもの

人事、福利厚生等

行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

 

 

 

職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書

 

 

人事一般に関する文書で軽易なもの

職員の給与等に関する文書で特に重要なもの

職員の給与等に関する文書で重要なもの

職員の給与等に関する文書

給与一般に関する文書で軽易なもの

 

職員の服務に関する文書で重要なもの

服務整理簿、出張命令簿、時間外勤務等命令簿及び特殊勤務命令簿等職員の服務に関する文書

服務一般に関する文書で軽易なもの

 

職員の人事考査に関する文書で重要なもの

職員の人事考査に関する文書

 

 

 

日々雇用職員の雇用に関する文書

 

台帳等

台帳、帳簿等で重要なもの

台帳、帳簿等で10年間保存する必要があるもの

台帳、帳簿等

台帳、帳簿等で軽易なもの

 

令達件名簿

行政文書管理カード

 

 

 

 

月報、日報及び日誌の類

前各項に掲げる項目以外の文書、図画、写真及び電磁的記録

前各項に掲げる文書に類するものその他11年以上保存する必要があると認められる文書、図画、写真及び電磁的記録

前各項に掲げる文書に類するものその他10年間保存する必要があると認められる文書、図画、写真及び電磁的記録

前各項に掲げる文書に類するものその他5年間保存する必要があると認められる文書、図画、写真及び電磁的記録

前各項に掲げる文書に類するものその他1年間保存する必要があると認められる文書、図画、写真及び電磁的記録

栄町行政文書管理規則

平成14年6月24日 規則第36号

(平成22年7月14日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成14年6月24日 規則第36号
平成14年11月7日 規則第75号
平成15年3月25日 規則第5号
平成16年6月28日 規則第10号
平成18年3月31日 規則第33号
平成19年3月26日 規則第29号
平成19年9月25日 規則第42号
平成22年3月23日 規則第12号
平成22年7月14日 規則第32号