2　文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、管理しなければならない。

2　文書主任は、消防本部にあっては課長補佐の職にある者又はこれに相当する職にある者のうちから課長が、消防署にあっては副署長の職にある者又はこれに相当する職にある者のうちから消防署長が指名する。

3　文書主任は、上司の命を受けて消防機関における次に掲げる事務を処理する。

4　文書担当者は、消防本部にあっては課長が、消防署にあっては消防署長が指名する。

5　文書担当者は、文書主任の指示を受けてその事務を補助するものとする。

2　文書主任は、事務の新たな発生又は、消滅等により、文書分類表を変更する必要があると認めるときは、その都度消防本部文書主管課長を経由して町文書主管課長と協議し、承認を受けなければならない。

2　令達文書の記号及び番号は、消防本部文書主管課長が付するものとする。

3　令達文書の記号は、消防本部名の次に令達種目を付して表示するものとする。ただし、訓、達及び指令については、「栄町消本」の次に令達種目を付して表示するものとする。

4　令達文書の番号は、令達文書のうち、告示及び訓令にあっては令達種目の次に暦年により、訓、達及び指令にあっては令達種目の次に会計年度により、それぞれ表示するものとする。

2　文書記号は、「栄消本」をもって表示し、文書番号は、文書記号の次に会計年度により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いることができる。この場合において、秘密を要する文書については文書記号の次に「秘」の文字を追加するものとし、会計年度を超える同一事件の文書にあっては、文書記号の前に当該事件に係る当初の会計年度を表示するものとする。

3　同一種類の文書のうち消防本部文書主管課長が、必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

4　前3項の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、文書管理カードへの登録及び文書番号を省略して号外とすることができる。

2　前項の発信者名は、消防本部名及び消防署名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

2　文書は、すべて平易な口語体により、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書きその他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

2　文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

2　前項の規定により消防本部文書主管課において受領した文書及び物品は、次に掲げるとおり配布するものとする。

2　文書主任は、前項の規定により文書及び物品の収受をした場合においては、当該文書及び物品の収受をした場合においては、当該文書及び物品を消防本部文書主管課長又は消防署長の閲覧に供さなければならない。ただし、前項第2号の親展文書にあっては、名あて人に交付するものとする。

3　第1項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の認印を押印しておかなければならない。

2　前項に定めるもののほか、消防本部文書主管課長及び消防署長は、閲覧に供された文書のうち特に重要又は異例で緊急を要する文書にあっては、あらかじめ当該文書を消防長に提示し、必要な指示を受けるものとする。この場合において、町の他の機関に関係のある文書は、当該文書の写しを当該関係機関に送付し、又は当該文書の趣旨を口頭で当該関係機関に通知するものとする。

2　前項の期限内に処理することのできないものは、あらかじめその理由を申し出て、上司の承認を受けなければならない。

2　前項各号に掲げるものの起案については、当該起案にかかる処分案、付せん又は帳票の余白に処理印を押印し、必要事項を記載しなければならない。

2　起案文書の作成にあたっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する起案文書については青色の付せんを起案用紙の所定欄に他の文書と容易に見分けられるようにちょう付するものとする。

2　起案文書の内容を修正したときは、修正者は修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　前項の規定により供覧する場合には、当該文書の余白又は当該文書にちょう付した付せんに処理印を押印し、必要事項を記載しなければならない。

2　文書主任は、随時、消防機関内における処理中文書の処理状況を調査し、事務処理の推進を図らなければならない。

2　前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3　前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は起案文書に施行年月日を記載するものとする。

2　決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3　決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

4　浄書した文書は、当該決裁文書と照合するものとし、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

2　前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　文書の起案者は、文書の発送を要する場合は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い決裁文書に発送文書を添付して、文書主任に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第19条第1項ただし書の規定により処理した帳票であるときは、当該帳票に発送文書を添付するものとする。

4　文書主任は、前項の規定により発送文書の送付を受けたときは、当該発送文書に係る決裁文書が正規の処理がなされているかを確認し、さらに当該決裁文書に文書記号等を記載するものにあっては、文書管理カードに必要事項を記載するとともに、その日の分の発送文書をとりまとめ、栄町職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成7年栄町条例第3号)第10条に規定する祝日法による休日及び年末年始の休日、土曜日、日曜日並びに町文書主管課長が特に指定する場合を除き、町文書主管課長が別に定める日の午後3時30分までに文書発送授受簿を添えて町規定に定める文書主管課に提出しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、文書主任は、急施を要する場合は、町規定の定めるところにより、郵便切手を使用して文書を発送することができる。

2　文書主任は、前項の規定により文書の完結報告を受けたときは、文書管理カードに所要事項を記載し、認印を押印しなければならない。

2　文書の整理は、文書主任及び文書担当者を中心として実施するものとする。

2　前項の規定による文書の保存期間を定めたときは、完結文書に保存期間を記載するものとする。

2　前項の規定により常用文書として区分した場合は、完結文書に「常用」と記載するものとする。

2　前項の編冊は、完結文書の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、同一の会計年度又は、暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年時にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊する必要があるときは、この限りでない。

3　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は、前会計年度において完了したものとみなす。

4　前3項の規定により編冊した簿冊には、簿冊目録を付し(消防本部文書主管課長が別に定めるものを除く。)、当該簿冊の背表紙には、別に定める背表紙票をちょう付しなければならない。

5　文書主任は、前項の規定により付された簿冊目録の写しを2部作成し、1部を消防本部文書主管課長が指定する日までに、消防本部文書主管課長を経由して町文書主管課長に提出しなければならない。

6　文書主任は、前項の簿冊目録の写しを文書の検察等の利用に供さなければならない。

2　消防本部文書主管課長は、前項の規定により文書主任に調整を行わせた場合は、直ちに、簿冊目録の写しを町文書主管課長に提出するものとする。

3　前2項の規定は、簿冊の保存区分、保存期間、簿冊番号又は簿冊名を変更した場合について準用する。

2　消防本部文書主管課長は、前項の規定により簿冊を廃棄しようとするときは、廃棄文書一覧表を作成し、当該廃棄しようとする簿冊に係る簿冊目録を添えて、あらかじめ町文書主管課長に提出しなければならない。

3　第1項の規定により簿冊を廃棄する場合においては、秘密を要する簿冊については焼却するものとし、印影又は紋章等他に流用されるおそれのある文書についてはこれを塗抹又は裁断により他に転用できないようにしなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、消防本部文書主管課長は、廃棄しようとする簿冊のうち歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料と認められるものについて、栄町教育委員会町史編さん主管課長(以下「町史編さん主管課長」という。)から引継ぎを求められたときは、その簿冊が法令により廃棄しなければならないものとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じなければならない。

5　第1項の規定により簿冊を廃棄したとき又は前項の規定により町史編さん主管課長に簿冊を引き継いだときは、文書主任は、当該簿冊に係る文書主任の簿冊目録及び簿冊台帳を消除するものとする。

2　文書主任は、消防本部文書主管課長の指示のもとに書庫の整理をしなければならない。

2　前項の定めるもののほか、この訓令に定めのない事項については、町規程の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、町規程に基づきなされている事務処理の手続その他の行為は、この訓令中これに相当する規定がある場合には、この訓令の相当規定によりなされている手続その他の行為とみなす。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の栄町消防本部及び消防署文書事務取扱規程の規定によりなされた事務処理の手続その他の行為は、この訓令による改正後の栄町消防本部及び消防署文書事務取扱規程(以下「改正後の規程」という。)中これに相当する規程がある場合には、改正後の規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

この訓令は、公示の日から施行する。