2　この訓令において「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

3　前2項に定めるもののほか、この訓令において使用する用語は、管理規則において使用する用語の例による。

2　文書主任は、事務の新たな発生又は消滅等により、行政文書分類表を変更する必要があると認めるときは、行政文書分類表協議書(別記第8号様式)を文書主管課長に提出し、承認を受けなければならない。

3　文書主管課長は、前項に規定する行政文書分類表協議書の提出を受けたときは、その内容を協議し、行政文書分類表回答書(別記第9号様式)をもって通知するものとする。

4　文書主管課長は、第2項に規定する承認をしたときは、直ちに行政文書分類表を変更しなければならない。

5　文書主管課長は、行政文書分類表を行政文書の検索等の利用に供さなければならない。

2　令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課等ごとに付するものとする。

3　令達文書の記号は、町名の次に令達種目を付して表示するものとする。ただし、訓、達及び指令については、課等ごとに別表に定める記号を町名の次に付すものとする。

4　令達文書の番号は、令達文書のうち条例、規則、告示及び訓令にあっては令達種目の次に暦年により、訓、達及び指令にあっては令達種目の次に会計年度により、それぞれ表示するものとする。

2　文書の記号は、課等ごとに「栄」の次に別表に定める記号をもって表示し、文書の番号は、文書の記号の次に会計年度により表示し、同一事件に関しては、継続して同一番号を用いることができる。この場合において、秘密を要する文書については、文書の記号の次に「秘」の文字を追加するものとし、会計年度を超える同一事件の文書にあっては、文書の記号の前に当該事件に係る当初の会計年度を表示するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、文書主管課長が必要と認めるときは、別表に定める以外の記号を用いることができる。

4　同一種類の文書のうち課等の長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

5　前3項の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、行政文書管理簿への登録及び文書の番号を省略して号外とすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、発信者名について法令に定めのあるときは、その定めるところによる。

3　課等内関係文書については、当該文書の責任者の職氏名を用いる。

4　町長の附属機関が発送する文書については、その機関名又は代表者の名を用いる。

2　文書は、全て平易な口語体により、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、ペン書きその他その記載が永続する方法を用いて記すものとする。

2　文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

3　第35条第2項及び第36条第2項の規定により文書を修正する権限を有するものが修正する箇所を発見した場合には、その者は、前項の規定にかかわらず、当該文書の作成者の意見を聴いた後、これを訂正又は修正することができる。

4　第1項の規定は、前項の規定により訂正又は修正する場合に準用する。

2　前項の規定により文書主管課において受領した行政文書及び物品は、次に掲げるとおり配布するものとする。

3　前項第1号から第3号までの行政文書及び物品を配布する場合(名宛人に配布する場合を除く。)は、文書主管課付けの行政文書配布ボックスにより関係する課等ごとに配布するものとする。

4　課等の長は、所属職員をして文書主管課付けの行政文書配布ボックスから随時行政文書及び物品の配布を受けさせるものとする。

2　前項に規定する文書のうち、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の確認印の押印又は署名をしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、第21条に規定するファクシミリを利用して受信できる行政文書及び第22条に規定する電子メールを利用して受信できる行政文書の範囲は、第42条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略することができ、かつ、秘密の取扱いを要しないものとする。

2　前項に規定する行政文書の収受の処理については、第17条及び第18条の規定を準用する。

3　前2項の規定にかかわらず、口頭、電話等による連絡と同等の軽易な受信文書で、起案又は供覧の処理を要しない場合にあっては、これらの規定による処理を省略することができる。

4　文書主任は、受信した電子メールが所属に属さないものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する課等の電子メールアカウントに転送するものとする。この場合において、課等が、電子メールの受信ができない場合は、文書主任は、当該電子メールを文書として出力し、当該課等に配布するものとする。

2　前項に規定する行政文書については、適切な場所に保管するとともに、その所在等について明らかにしておかなければならない。

2　前項各号に掲げるものの起案については、当該起案に係る処分案、付せん又は帳票の余白に処理印(別記第14号様式)を押印し、必要事項を記載しなければならない。

2　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　課等の長は、前項の規定により例文として登録されたもの以外の文案で定型的なものにより処理できる事案について、これを例文として登録することを文書主管課長に申し出ることができる。

3　文書主管課長は、前項の申出を受けたときは、当該申出に係る文案を審査し、適当と認めるときは、これを例文として登録することができる。

4　第1項又は前項の登録は、例文登録台帳に登載することにより行うものとする。

5　文書主管課長は、第1項の規定により例文の登録を行った場合は、課等の長に、第3項の規定により例文の登録を行った場合は当該例文に係る課等の長に、速やかにその旨を連絡するものとする。

6　前各項の規定は、登録された例文の変更又は登録の抹消について準用する。

2　文書主任は、前項の文書審査に当たっては、第6条、第9条、第10条、第26条から第28条まで及び第30条の規定に適合するように審査し、起案の趣旨に反しない限度において、起案者の意見を聴き、これを修正することができる。

3　文書主任は、第1項に規定する起案文書であってその内容が複雑なもの又は異例なものについて文書審査を行う場合は、必要に応じ、文書審査の内容を文書主管課長又は文書主管課長が指名する者(以下「文書審査員」という。)に協議することができる。

2　前条第1項ただし書及び第2項の規定は、文書主管課長又は文書審査員の文書審査に準用する。

2　前項の規定により供覧する場合には、当該行政文書の余白又は当該行政文書にちょう付した付せんに処理印を押印し、必要事項を記載しなければならない。

2　文書主任は、随時、課等における処理中行政文書の処理状況を調査し、事務処理の促進を図らなければならない。

2　前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3　前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は起案文書に施行年月日を記載するものとする。

2　決裁文書の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。

3　決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。

4　浄書した文書は、当該決裁文書と照合するものとし、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。

2　前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認める場合は、表示をしないことができる。

3　文書の起案者は、文書の発送を要する場合は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い、当該文書を文書主任に送付しなければならない。

4　文書主任は、前項の規定により発送文書の送付を受けたときは、その日の分の発送文書を取りまとめ、栄町の休日を定める条例(平成元年栄町条例第27号)第1条に規定する休日及び文書主管課長が特に指定する場合を除き、文書主管課長が別に定める日の午後2時までに文書発送授受簿(別記第15号様式)を添えて文書主管課長に提出しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、文書主任は、急施を要する場合は、郵便切手を使用して文書を発送することができる。

6　文書主任は、前項の規定により郵便切手を使用して文書を発送したときは、郵便切手受払簿(別記第16号様式)に記載し、受払いを明確にしておかなければならない。

2　前項に規定する行政文書を施行する場合において、次の各号に掲げる電子計算機等の利用による処理は、それぞれ当該各号に掲げる処理とみなす。

3　前2項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の施行については、別に定める。

2　文書主任は、前項の規定により行政文書の完結の報告を受けたときは、行政文書管理簿に所要事項を記載し、確認しなければならない。

2　行政文書の整理は、文書主任を中心として実施するものとする。

2　前項の規定により常用文書として区分した場合は、完結文書に「常用」と記載するものとする。

2　前項の編冊は、完結文書の属する会計年度又は暦年ごとに区分するものとする。ただし、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるときその他2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊する必要があるときは、この限りでない。

3　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は前会計年度において完了したものとみなす。

4　前3項の規定により編冊した簿冊には、簿冊目録(文書主管課長が別に定めるものを除く。)を付し、当該簿冊の背表紙には、背表紙票(別記第18号様式)をちょう付しなければならない。

5　文書主任は、前項の規定により付された簿冊目録の写しを2部作成し、1部を文書主管課長が指定する日までに文書主管課長に提出しなければならない。

6　文書主管課長及び文書主任は、前項の簿冊目録の写しを文書の検索等の利用に供さなければならない。

2　課等の長は、前項の規定により文書主任に調整を行わせた場合は、簿冊目録の写しを、直ちに文書主管課長に提出するものとする。

3　文書主管課長は、前項の規定により簿冊目録の写しの提出があったときは、文書主管課長の簿冊目録に所要の調整を行うものとする。

4　前3項の規定は、簿冊の保存区分、保存期間、簿冊番号又は簿冊名を変更した場合について準用する。

2　文書主任は、ハードディスク上に保管された行政文書については、バックアップ等の措置を講じ、当該行政文書の内容の保全に努めるものとする。

3　文書主任は、電磁的記録を適切に管理するため電磁的記録媒体ごとに電磁的記録管理台帳を作成しなければならない。電磁的記録管理台帳の取扱いについては、簿冊目録の取扱いの例による。

2　文書主管課長は、前項の規定により廃棄行政文書一覧表の提出があったときは、文書主管課長が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうちの当該行政文書に係る部分を消除するとともに、当該廃棄行政文書一覧表の写しを栄町教育委員会行政組織規則(昭和55年栄町教育委員会規則第3号)第14条第1項に規定する生涯学習課の長(以下「生涯学習課長」という。)に送付するものとする。

3　課等の長は、管理規則第13条第5項の規定により、同条第1項ただし書に規定する歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料としての価値を有する行政文書を生涯学習課長に移管することができる。

4　文書主管課長は、前項の規定により行政文書を移管したときは、廃棄行政文書一覧表にその旨を記載しなければならない。

5　課等の長は、行政文書のうち簿冊を廃棄する場合においては、文書主管課の職員が立会いの下、当該簿冊を焼却し、裁断し、又は溶解しなければならない。

6　前項に規定するもの以外の文書で秘密を要する文書又は印影、紋章等他に流用されるおそれのある文書を廃棄する場合においては、これを焼却、裁断又は溶解により他に転用できないようにしなければならない。

7　行政文書のうち電磁的記録を廃棄する場合においては、当該電磁的記録の記録媒体の種別に応じ、焼却、裁断又は消去の方法により廃棄しなければならない。

8　第5項から前項までの規定により行政文書を廃棄するときは、管理規則第13条第4項に規定する文書主管課長が指定する者(以下「廃棄確認者」という。)の確認を受けなければならない。廃棄確認者が確認を行ったときは、廃棄行政文書一覧表に確認日及び当該廃棄確認者名を記載しなければならない。

9　行政文書の廃棄が完了したときは、廃棄行政文書一覧表に廃棄年月日、廃棄方法及び廃棄した者名を記載しなければならない。

10　文書主任は、第5項から第7項の規定により行政文書を廃棄したとき又は第3項の規定により生涯学習課長に行政文書を移管したときは、文書主任が保管する簿冊目録及び電磁的記録管理台帳のうち当該行政文書に係る部分を消除するものとする。

2　各課等は、文書主管課長の指示の下に書庫の整理をしなければならない。

2　文書主管課長は、前項の承認を得た場合には、直ちに関係課等の長に通知しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成14年7月1日から施行する。

(栄町文書管理規程の廃止)

2　栄町文書管理規程(昭和63年栄町訓令第1号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3　この規程の施行の際、旧規程の規定によりなされた事務処理の手続その他の行為は、この規程中これに相当する規定がある場合には、この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成16年7月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。ただし、第27条第1項及び第36条第1項の改正規定は、平成17年8月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日(次項において「施行日」という。)前に、改正前の栄町行政文書管理規程(以下「改正前規程」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、改正後の栄町行政文書管理規程の規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

3　施行日前に、改正前規程の規定により調製した用紙は、施行日以後においても、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。