2　行政文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理しなければならない。

2　職員は、個人情報の保護に留意して、行政文書を適切に管理しなければならない。

2　文書主管課長は、行政文書事務を適正かつ円滑に処理するため、必要があると認めるときは、実態を調査し、課の長(以下「課長」という。)及び教育機関の長に対し、報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

2　文書主任は、主査以上の職にある者のうちから、課長又は教育機関の長が指名する。

3　文書主任は、課長又は教育機関の長の命を受けて課又は教育機関における行政文書事務を処理する。

2　文書主管課長は、前項の行政文書分類基準として、行政文書分類表を作成しなければならない。この場合においては、原則として庁内情報システム(課及び教育機関並びに町長事務部局相互を通信回線で結んだ電子計算機等の情報通信網上で行政情報を共有する仕組みであって、栄町行政組織条例(平成16年栄町条例第8号)第1条に規定する財政課が所管するものをいう。)により、磁気ディスクをもって調製するものとする。

3　課長及び教育機関の長は、前項の行政文書分類表に基づき、行政文書を分類し、容易に検索を行うことができるよう整理しなければならない。

4　文書主管課長は、第2項の規定により作成した行政文書分類表を出力し、一般の閲覧に供するものとする。

2　前項第1号に規定する場合にあっては、事後に行政文書を作成するものとする。

2　課長及び教育機関の長は、前項の保存期間と異なる種別を新たに設ける場合は、文書主管課長に協議するものとする。

3　前2項の保存期間の起算日は、行政文書による事務の処理が終わった日の属する年度(会計年度をいう。以下同じ。)の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保存する必要がある行政文書の保存期間の起算日は、当該行政文書による事務の処理が終わった日の属する年の翌年の1月1日とする。

4　前項の規定にかかわらず、課長及び教育機関の長は、行政文書による事務の処理が当該事務の属する年度の翌年度の4月1日から5月末日までの間に終わった場合にあっては、当該行政文書の保存期間の起算日を当該翌年度の4月1日とすることができる。

5　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書その他の職務上常時使用する必要がある行政文書については、必要な期間保管することができる。

2　原本又は原本に代えて保存すべきこととされた行政文書以外の行政文書については、原本より短い保存期間とすることができる。

3　課長及び教育機関の長は、次の各号に掲げる行政文書については、保存期間の満了する日後においても、当該各号に定める期間が経過する日までの間(他の号に併せて該当する場合にあっては、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間)保存期間を延長するものとする。

4　課長及び教育機関の長は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定め、文書主管課長に届け出て、当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した場合において、更にこれを延長しようとするときも、同様とする。

2　行政文書の廃棄は、課長及び教育機関の長が当該廃棄に係る行政文書を確認した上、毎年文書主管課長が指定する時期に行うものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、課長及び教育機関の長は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄する年月日を文書主管課長に届け出て、当該行政文書を廃棄することができる。

4　行政文書を廃棄する場合においては、当該廃棄することについて文書主管課長が指定する者の確認を受け、焼却、裁断、消去又は溶解の方法により、確実にこれを行わなければならない。

5　課長及び教育機関の長は、歴史文化遺産主管課長に、第1項ただし書に規定する行政文書を移管することができる。

(施行期日)

1　この規則は、平成14年7月1日から施行する。ただし、第12条第3項第5号の規定は、平成15年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行前に栄町教育委員会文書管理規程(平成2年栄町教育委員会訓令第2号)の規定によりなされた文書の取扱手続は、この規則中これに相当する規定がある場合には、この規則の相当規定によりなされた手続とみなす。

この規則は、平成15年1月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成16年7月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。