SAKAE TOWN Livelihood Support Guide
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2. Family Register
Resident Section (0476-33-7704)
The Family Register System is a civil registration system that maintains personal records of details such as births, deaths, and personal status such as marriage. Family registry documents also serve as certificates.
The Family Registration Law is locally applicable to foreign residents in Japan. Therefore, foreign residents are required to notify of events such as births, deaths, marriages, and divorces to the municipal office in the area where they live (the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town) in accordance with the Family Registration Law.
The information you submit will be safeguarded and can be used as proof of your identity.
* Births and deaths must be reported to your home country as well. For details regarding procedures, contact the embassy or consulate of your country in Japan.
1.Notification of marriage
If you get married in Japan, you should submit notification of marriage form to the municipal office (the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town).
The requirements to be eligible to marry differ by country. It is necessary for each person to meet the requirements of his/her country. For this reason, when a foreign resident marries, he/she must submit a certificate of legal capacity to contract marriage to prove his/her eligibility to marry.
The certificate of legal capacity to contract marriage is issued at your embassy or consulate in Japan. If the certificate is in a foreign language, a translated version in Japanese that is signed and sealed by the translator must be attached. If your country does not issue the certificate of legal capacity to contract marriage, you will have to prepare an alternative document. For details, contact the Resident Section of Sakae Town Hall (0476- 33-7704).
| Necessary documents 必要な書類 | Where to submit/contact 提出先／問合先 | Due period いつまで | Person to make notification 届け出る人 |
|---|---|---|---|
| 1 Marriage notification (the form is available at the municipal office) * It must be signed and sealed by two adult witnesses. 2 One copy of family register (Japanese resident) 3 Certificate of legal capacity to contract marriage or an alternative document(foreign resident) 4 Passport, etc. (or other documentation to prove your nationality) 1 婚姻届（用紙は市区町村の役所にあります） ※成人の証人２名の署名と捺印が必要 2 戸籍謄本１通（日本人） 3 婚姻要件具備証明書またはそれに代わる文書（外国人） 4 パスポートなど（国籍を証明するもの） |
Municipal office in the area where one of the parties subject to the intended marriage lives or where the Japanese resident has a permanent legal address. 結婚する二人のどちらかの住所があるところ、または日本人の本籍地の市区町村の役所 |
At individual discretion 任意 |
Marrying couple 結婚する二人 |
* After your marriage notification is accepted, you can have a Certificate of Acceptance of Notification of Marriage issued, if necessary.
- If one party is a foreigner
If a Japanese national and a foreigner get married in Japan, they must submit a notification of marriage in accordance with the family registration law. That is all for procedures requited in Japan. A non-Japanese resident should submit a notification to his/her home country. In doing so, the Certificate of Acceptance of Notification of Marriage is required. Therefore, you should have the certificate issued when submitting the notification of marriage.
As the procedures vary by country, you should check with the embassy or consulate of your country in Japan. If you marry a Japanese citizen and wish to change your residency status to a spouse of a Japanese national, consult with the local immigration services agency. - If both parties are foreigners
When foreigners wish to get married in Japan, both individuals should check with your embassy or consulate in Japan because the relevant procedures may vary depending on the country.
If you are going to register your marriage at the municipal office in Japan, contact the municipal office(the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town to confirm which documents are required (after your marriage is registered, you can have the Certificate of Acceptance of Notification of Marriage issued).
Each of you will need to notify your home country.
2.Notification of divorce
If you decide to divorce, you are required to submit a Notification of Divorce to the municipal office in the area where you live (the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town). There are four types of divorce: divorce by agreement (kyogi-rikon), divorce by mediation (chotei-rikon), divorce by decision of the family court (shinpan-rikon), and divorce by litigation (saiban-rikon).
- If one party is a foreigner
If both parties agree to divorce, Japanese laws will apply. However, whether or not a divorce is valid depends on the relevant laws of a country.
As the procedures vary between countries, you should check with your embassy or consulate in Japan. You can have a Certificate of Acceptance of Divorce Report issued, if necessary.
If there are children involved, the name of the party who has child custody and the names of the children subject to custody must be reported.
| Necessary documents 必要な書類 | Where to submit/contact 提出先／問合先 | Due period いつまで | Person to make notification 届け出る人 |
|---|---|---|---|
| 1 Notification of Divorce (the form is available at the municipal office) * It must be signed and sealed by two adult witnesses. 2 One copy of family register (Japanese resident) 3 Passport 4 Residence card, special permanent resident certificate, etc. 5 Copy of the record of conciliation, the judgment letter, or the judgment document and the certificate of judgment if the divorce is not a divorce by agreement. 1 離婚届（用紙は市区町村の役所にあります） ※成人の証人２名の署名と捺印が必要 2 戸籍謄本１通（日本人） 3 パスポート 4 在留カード、特別永住者証明書など 5 調停離婚などでは、調停調書、審判書、判決書などの謄本と確定証明書 |
Municipal office in the area where one of the parties lives or where the Japanese resident has a permanent legal address. 夫か妻のどちらかひとりの住所があるところ、または日本人の本籍地の市区町村の役所 |
(In the case of divorce by agreement) As needed (In the case of divorce by mediation and others) Within 10 days after the ruling 〈協議離婚の場合〉 〈調定離婚などの場合〉 |
(In the case of divorce by agreement)Husband and wife (In the case of divorce by mediation, by decision of the family court, and by litigation) Petitioner 〈協議離婚の場合〉 〈調定離婚、審判離婚、裁判離婚の場合〉 |
* After your notification of divorce is accepted, you can have a Certificate of Acceptance of Divorce Report issued, if necessary.
- If both parties are foreigners
Prerequisites to establishing a divorce vary by country. Therefore, each party should check with their embassy or consulate in Japan.
3.Notification of birth
When a child is born, ask the doctor or the midwife to prepare a birth certificate. Even if both parents are foreigners, when a child is born in Japan, a "notification of birth" pursuant to the family registration law must be submitted.
If your child does not have Japanese nationality, you need to apply for the "acquisition of a residency status" in accordance with the Immigration Control and Refugee Recognition Act.
The Family Registration Law is locally applicable to foreign residents in Japan. Therefore, when a baby is born to foreign residents in Japan, they are required to notify the municipal office in the area where they live about the birth within 14 days including the birth date regardless of the nationality of the child (the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town). Before notifying of the birth, decide on the name of your child and prepare necessary documents.
| Necessary documents 必要な書類 | Where to submit/contact 提出先／問合先 | Due period いつまで | Person to make notification 届け出る人 |
|---|---|---|---|
| 1 Notification of birth (the form is available at the municipal office or and at hospitals) 2 Birth certificate (the notification of birth form signed by the doctor or the midwife at the time of birth) 3 Notifier's seal (Inkan, also called "Hanko") (or signature if you do not have a seal) 4 Maternal and child health handbook 5 National health insurance card (subscribers only) 1 出生届（市区町村の役所、または病院に備えてあります） 2 出生証明書（出産したときに出生届書に医師または助産師の証明を受けたもの） 3 届出人の印鑑（印鑑がない場合は本人のサインでもよい） 4 母子健康手帳 5 国民健康保険証（加入者のみ） |
Municipal office of the area where the child was born or where the notifier lives 生まれた場所、または届出人が住んでいる市区町村の役所 |
Within 14 days of the birth 出生した日を含めて１４日以内 |
Father or mother 父親または母親 |
In the case your child is born in Japan, also notify your home country. For details regarding procedures, contact your embassy or consulate in Japan.
Obtain the Certificate of Acceptance of Birth Report (the document that proves that the notification of birth was accepted), if necessary.
4.Notification of death
In the case a foreigner dies in Japan, the same procedures applicable to a Japanese are necessary.
The Family Registration Law is locally applicable to foreign residents in Japan. Therefore, a notification of death must be submitted to the municipal office (the Resident Section of Sakae Town Hall, if you live in Sakae Town). The residence card or special permanent resident certificate of the deceased person must be returned to the local immigration services agency.
Also, notification must be sent to the home country of the deceased. As the procedures vary by country, you should check with your embassy or consulate in Japan.
In the case the Japanese spouse of a foreign resident holding the residency status of a spouse of a Japanese national dies, he/she cannot extend their period of stay. If he/she wishes to continue to live in Japan, he/she should consult with the local immigration services agency.
| Necessary documents 必要な書類 | Where to submit 提出先 | Due period いつまで |
|---|---|---|
| 1 Notification of Death The form is available at the municipal office and at hospitals. 2 Death Certificate At the time of death, the doctor certifies the death in the death certificate column on the form of the notification of death. 3 Notifier's seal (Inkan) or signature if he/she does not have a seal 1 死亡届出書 市区町村の役所、または病院にあります 2 死亡診断書 死亡したとき、死亡届出書の死亡診断書欄に医師の証明を受けたもの 3 届出人の印鑑 印鑑のない人はサインでもよい |
Municipal office in the area where the notifier lives or where the person died. 届出人の住んでいるところ、もしくは死亡地の市区町村の役所 |
Within seven days after learning of the death 死亡の事実を知った日から７日以内 |
| 1 Residence card or special permanent resident certificate of the deceased 2 Certificate of acceptance of notification of death 1 亡くなった人の在留カードまたは特別永住者証明書 2 死亡届受理証明書 |
Nearest local immigration services agency or send them by mail. (Return the residence card to notify) 最寄りの地方出入国在留管理局、もしくは郵送返納（在留カードの返納と明示） |
Within 14 days after learning of the death (after locating the residence card and the certificate) 死亡の日（死亡後に在留カード等を発見した日）から１４日以内 |
住民課（0476- 33-7704）
戸籍制度とは、個人の出生や死亡、結婚などの身分関係を登録し、公に証明する制度です。
戸籍法は属地的効力として日本国内の外国人にも適用されますので、日本に住んでいる外国人の方々も日本国内で出産や死亡したとき、または結婚や離婚したときなどは戸籍法に基づいてお住まいの市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に届出をします。
これらの届出は保管され、その人の身分関係を証明する資料となるのです。
※出生や死亡があったときには、同時に本国にも報告しましょう。手続の方法は、在日大使館、または領事館に確認してください。
1.婚姻届
婚姻届とは、結婚するときに、市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に提出する届出のことです。
婚姻成立の要件は、国によって異なりますから、日本人は日本の、外国人はその人の国の婚姻要件（条件）を備えていることが必要になります。そこで、外国人が婚姻する場合は、婚姻要件を備えていることを証明する婚姻要件具備証明書を提出しなければなりません。
外国人の婚姻要件具備証明書は、在日大使館、領事館で発行され、外国語で記載されている場合は、翻訳者の署名、捺印された訳文を添付します。婚姻要件具備証明書が発行されない国の場合は、それに代わる書類を準備しなければなりませんので、詳しくは栄町役場住民課（0476-33-7704）に問い合わせてください。
※必要ならば、受理された後、婚姻届受理証明書を発行してもらう
- 当事者の一方が外国人の場合
日本人と外国人が日本で結婚する場合は、戸籍法の規定に従って婚姻届を出します。これで日本側の手続は終わりで、このあと本国に届出をします。その際、婚姻届受理証明書が必要ですので、婚姻届を提出したときに受理証明書を発行してもらうといいでしょう。
また、国によって手続方法が異なりますから、在日大使館や領事館などに確認をしましょう。日本人と結婚して、日本人の配偶者としての在留資格の変更を希望する人は、所轄の地方出入国在留管理局へ相談しましょう。 - 当事者の両方が外国人の場合
外国人同士が日本で結婚したい場合は、手続の方法が国によって異なりますから、それぞれの在日の大使館、領事館に確認しましょう。
日本の市区町村の役所で婚姻手続をする場合は、市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に必要書類などの確認をしましょう（受理された後、婚姻届受理証明書を発行してもらいます。）。
また、それぞれの本国への届出も必要です。
2.離婚届
離婚届とは、離婚したときに、あなたが住んでいる市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に出す届出のことで、離婚には、話し合いによる協議離婚と、家庭裁判所が関与して成立する調停離婚、審判離婚、裁判離婚があります。
- 夫婦の一方が外国人の場合
二人が離婚に同意すれば、日本の法律が適用されます。ただし、相手国で有効かどうかはその国の法律によって異なります。
また、国によって手続方法が異なりますから、在日大使館や領事館などに確認しましょう。
なお、必要ならば、離婚届受理証明書を発行してもらいましょう。
子どもがいる場合は、親権者の氏名及びその親権に服する氏名も届出する必要があります。
※必要ならば、受理された後、離婚届受理証明書を発行してもらう
- 夫婦の両方が外国人の場合
離婚成立の要因は国によって異なりますから、それぞれの在日大使館、領事館に手続の方法などを問い合わせて、確認をしましょう。
3.出生届
子どもが生まれたら、医師や助産師に「出生証明書」を作ってもらいます。そして、父母が外国人であっても子どもが日本で生まれた場合は、戸籍法に基づく「出生届」が必要です。
また、子どもが日本国籍を有しない場合は、出入国管理及び難民認定法に基づく「在留資格の取得」などの申請が必要となります。
日本で子どもが生まれたら、戸籍法は属地的効力として日本国内の外国人にも適用されますので、国籍に関係なく生まれた日を含めて14日以内に市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に出生届を提出します。それまでに子どもの名前を決め、必要な書類をそろえておきましょう。
なお、日本で子どもが生まれたら、本国にも届出してください。手続の方法などは、在日大使館または領事館に確認しましょう。
必要に応じて出生届受理証明書（出生届が受理されたことを証明する書類）を受け取ります。
4.死亡届
外国人でも日本で死亡した場合は、日本人と同じ手続が必要です。
外国人が日本で死亡したときも、戸籍法は属地的効力として日本国内の外国人にも適用されますので、同法に基づき市区町村の役所（栄町の場合は栄町役場住民課窓口）に死亡届を出します。亡くなった人の在留カードや特別永住者証明書は、出入国在留管理庁に返納します。
また、亡くなった人の国籍国にも手続をしましょう。国によって手続方法が異なりますから、在日大使館や領事館などに確認をしましょう。
なお、日本人の夫または妻を亡くした人で、在留資格が「日本人の配偶者等」の人は、在留期間も更新はできませんので、日本に住み続けたいときは地方出入国在留管理局に相談しましょう。
